Rechnungen richtig schreiben: Die wichtigsten Tipps

Die Erstellung von Rechnungen ist eine der schöneren Pflichten. Jedes Unternehmen kann stolz sein, wenn es die erste Rechnung verfasst. Damit diese vom Finanzamt auch akzeptiert wird, gilt es allerdings, einige Kleinigkeiten zu beachten. Im Weiteren folgt ein Überblick über die wichtigsten Tipps, die man beim Rechnung schreiben beachten muss.

Finanzamt-konforme Rechnungen

Eine Rechnungsstellung muss schriftlich erfolgen. Die Rechnung muss außerdem per Computer erstellt werden, sodass sie in digitaler Form vorliegt. Um vom Finanzamt akzeptiert zu werden, müssen die Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, das Ausstellungsdatum, die Rechnungsnummer, die Leistungen, das Entgelt, die Steuern sowie ein Zahlungsziel angeben sein.

Die Anschrift umfasst jeweils Namen, Anschrift, Kontaktdaten und Steuernummer. Wenn vorhanden, sollte außerdem die Umsatzsteueridentifikationsnummer vermerkt sein. Die Vergabe der Rechnungsnummer erfolgt dauerhaft und fortlaufend. Die erbrachten Leistungen müssen mit Stückzahl, Datum und Zeitraum notiert werden. Das Entgelt für alle berechneten Leistungen muss zudem netto ausgewiesen, mit dem richtigen Steuersatz addiert und als Gesamtsumme festgehalten werden. Abschließend muss ein Zahlungsziel definiert sein.

Wurden bereits Anzahlungen geleistet oder Rabatte gewährt, müssen auch diese aufgeführt werden. Dies geschieht in einer eigenen Zelle, die mit “bereits erhaltene Anzahlungen” zu bezeichnen ist. Der festgehaltene Betrag wird vom Gesamtbetrag subtrahiert.

Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen mit einem Betrag bis 150 Euro gelten gelockerte Regelungen. So muss beispielsweise die Adresse des Rechnungsempfängers nicht vermerkt werden. Es empfiehlt sich allerdings, Rechnungen grundsätzlich gleich aufzubauen und auch hier nicht auf die Anschrift zu verzichten.

Gleichzeitig ist es Startups und kleinen Unternehmen erlaubt, auf Flohmärkten, Kleinmessen und Co. Rechnungen manuell zu erfassen. Das heißt, sie müssen die Rechnungsstellung nicht über einen Computer vornehmen und können stattdessen beispielsweise einen Rechnungsblock verwenden. Dieser bietet Platz, um Rechnungsempfänger, Leistung und Preis festzuhalten. Zusätzlich bietet der Durchdruck eine Quittung, die sich für die eigenen Unterlagen verwenden lässt. Sie kann außerdem eingescannt und so in digitaler Form aufbewahrt werden.

Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung

Erfüllt ein Betrieb alle Voraussetzungen, kann er die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. In diesem Fall muss die Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Da eine Kleinunternehmerrechnung keine Umsatzsteuer ausweisen darf, entspricht die Nettosumme aller Leistungen der Gesamtsumme der Rechnung. Eine Ausnahme besteht nur, wenn Vorauszahlungen geleistet oder Rabatte gewährt wurden. Diese werden natürlich von der Gesamtsumme subtrahiert.
Nimmt ein Unternehmen die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, muss dies auf der Rechnung notiert werden. Der Rechnungssteller muss den Empfänger darauf hinweisen, dass der die Kleinunternehmerregel nach §19 UStG in Anspruch nimmt und daher nicht zu einer Ausweisung der Umsatzsteuer berechtigt ist.

Buchhaltungssoftware für professionelle Rechnungen

Die Nutzung einer Buchhaltungssoftware kann die Rechnungsstellung um ein Vielfaches vereinfachen und einen großen Zeitvorteil bieten. Sie speichert etwa die Daten aller Kunden und erstellt eine übersichtliche Kundenkartei. Angebotene Leistungen lassen sich außerdem direkt im Programm hinterlegen. So entsteht eine Liste, die die Eingabe der erbrachten Leistungen erleichtert und für eine einheitliche Bezeichnung sorgt.

Einige Rechnungsprogramm lassen sich zudem direkt mit dem Geschäftskonto verknüpfen. So lassen sich Rechnungen korrekt buchen und es erfolgt eine schnelle Zuordnung von Zahlungseingängen. Gleichzeitig besteht eine Übersicht über alle Rechnungen und offenen Posten. Dies erleichtert das Mahnwesen und sorgt für eine zeitnahe Bearbeitung.

Wer Kleinbetragsrechnungen ausstellt, kann die Quittungen außerdem einscannen und durch die Buchhaltungssoftware korrekt verbuchen lassen. So gehen keine Belege verloren und es entstehen professionelle Rechnungen.