Zeit und Kosten sparen durch Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Das Aufgabengebiet der Buchhaltung wird durch diverse Gesetze immer komplexer. Gerade Startups und Freelancer können damit überfordert werden. Die Lohnabrechnung auslagern ist ein Gedanke, welchen viele mittlerweile haben. In großen Unternehmen ist das Outsourcing von sekundären Unternehmensprozessen bereits zum Alltag geworden. Buchhaltung, das Online Marketing und Co. Selbst in Online Marketing Agenturen werden auch noch einmal Aufgaben, wie die Texterstellung ausgelagert. Welche Vorteile die Auslagerung mit sich bringt und warum es sinnvoll ist schauen wir uns in diesem Artikel etwas näher an.

Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung

Die eigene Buchhaltung auszulagern bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Natürlich muss ein externer Dienstleister auch bezahlt werden, dennoch halten sich diese Kosten gering. Der externe Dienstleister zeichnet sich durch eine besonders effiziente Arbeitsweise aus und kann viele Aufträge am Tag abarbeiten, wodurch der Kostensatz gering gehalten wird. Dadurch spart man sich einen separaten Mitarbeiter im eigenen Unternehmen, wodurch das Gehalt, Weihnachts- und Urlaubsgeld und Co eingespart werden können.

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Die Gehaltsabrechnung auszulagern ist kein Hexenwerk. Dieser Vorgang läuft in der Regel relativ unkompliziert ab. Zuerst einmal müssen diverse Daten der Mitarbeiter angelegt werden sowie einen Zeitpunkt an dem das Gehalt ausgezahlt werden soll. Kurz vor diesem Datum muss dem externen Lohnbüro eine Liste mit sämtlichen Mitarbeitern sowie relevanter Daten übermittelt werden. Nun arbeitet das Lohnbüro diese ab und jeder Mitarbeiter findet sein Gehalt nach 2-4 Tagen auf seinem Konto vor.

Die Gefahr der fehlerhaften Abrechnung bei interner Erstellung

Gerade bei jungen Unternehmen wird die Buchhaltung nebenbei intern abgewickelt oder eine Person, die etwa Erfahrung hat erledigt diese Aufgabe. Dabei gibt es jedoch einen großen Nachteil: Die Gesetze sind mittlerweile so komplex, dass Gehaltsabrechnungen fehlerhaft sein können, wodurch z. B. zu wenig Steuern berechnet werden. Doch welche Konsequenzen drohen einem, wenn die Lohnabrechnung solche Fehler aufweist?

In der Regel können bei versehentlichen Fehlern keine ernsthaften Konsequenzen drohen, da diese meist bis zu drei Monate rückwirkend verrechnet werden können. Jedoch muss man dann mit diversen Papieren rechnen, die ausgefüllt werden müssen. Kritisch wird es erst, wenn Beiträge, die zu niedrig oder gar nicht berechnet wurden, vergessen werden an das Finanzamt zu übermitteln. Nach drei Monaten können somit Strafen fällig werden.