Deutscher Mittelstand: Millionengrab Rechnungsstellung

Mittelständische Unternehmen, die an der manuellen Erstellung von Rechnungen festhalten, sind einer gravierenden Zeit- und Kostenbelastung ausgesetzt. Das ist das Ergebnis einer statistischen Erhebung unter Kunden des CRM-Anbieters Teamleader. Weitere Ergebnisse: Manuelle Rechnungserstellung stellt nicht nur eine erhebliche Belastung der Umwelt dar. Auch die Rechnungsverwaltung bindet weitere Ressourcen.

Zeitkiller Rechnungsstellung – So viel Geld verliert der Mittelstand

Teamleader befragte 300 klein- und mittelständische Unternehmen mit 2 bis 50 Mitarbeitern, die kürzlich von manueller zu automatisierter Rechnungserstellung  gewechselt sind. Demzufolge verwendeten diese vor der Umstellung Excel Rechnungsvorlagen. Diese wurden für jeden neuen Kunden bzw. Auftrag angepasst: Firmenname und -anschrift, Datum, Leistungen und ihr Umfang mussten jedes Mal ausgetauscht, das Dokument gespeichert und verschickt werden. Dieser Vorgang beanspruchte laut Erhebung durchschnittlich 5-7 Minuten Arbeitszeit. Die befragten Unternehmen erstellen durchschnittlich 16 Rechnungen im Monat. Auf das Jahr gerechnet ergab sich so ein Arbeitsaufwand von 45 bis 60 Stunden. Ausgehend von einem durchschnittlichen Stundenlohn von 25 Euro einschließlich Lohnnebenkosten belaufen sich die Kosten allein für die Rechnungserstellung für ein Unternehmen demzufolge auf 1125 – 1800 Euro jährlich. Wohl gemerkt sind dabei Rückläufer durch fehlerhafte Rechnungen und Mahnwesen ebenso wenig berücksichtigt, wie Transportwege zur Post und Kosten für den Versand.

Deutscher Mittelstand: Millionengrab Rechnungsstellung

Deutscher Mittelstand: Millionengrab Rechnungsstellung

Nachhaltigkeit ja – Doch das sollte für alle Bereiche gelten 

Die meisten Unternehmen präsentieren sich gerne als nachhaltig und umweltbewusst – und doch drucken viele noch jede Rechnung aus, um sie buchhalterisch zu verarbeiten, abzuheften und aufzubewahren. Dabei ist die Archivierung von Rechnungen längst digital zulässig. Was dabei zu beachten ist, lässt sich unter anderem beim Bundesamt für Wirtschaft oder den Seiten der Industrie- und Handelskammer einsehen. Auch wird ein digitaler Prozess von den Behörden ausdrücklich empfohlen, da die Zeitersparnis deutlich, die Weitergabe von Rechnungen einfacher und ihre Archivierung unkomplizierter sind. Regale voller Aktenordner können eingespart und Zustell- sowie Prozesszeiten deutlich reduziert werden. Nicht zuletzt erleichtert es das Management von Terminen und Fristen, wenn die Informationen digital vorliegen und nahtlos in das Customer-Relationship-Management-System (CRM) des Unternehmens integriert wird.

Dazu Jeroen De Wit von Teamleader: “Problematisch für viele Unternehmen sind Kunden, die ihre Rechnung nach wie vor in Papierform erhalten möchten. Nicht nur Unternehmen sollten aus Kosten-, Effizienz und Umweltgründen darüber nachdenken, die Rechnungserstellung zu automatisieren. Auch bei den Kunden dieser Unternehmen muss ein Umdenken stattfinden.”

Die praktische Umsetzung: so gelingt die Optimierung der Rechnungsstellung

Herzstück der digitalen Rechnungserstellung und ihrer Verwaltung ist ein Customer-Relationship-Management-System (CRM-System), über das zugleich auch sämtliche Kundenbeziehungen, der Vertrieb, die Projektplanung sowie die Zeiterfassung verwaltet werden können. Eine Reihe unterschiedlicher Anbieter bietet hierfür Lösungen an.  Im Fall des Rechnungsmanagements von Teamleader wird für jeden Kunden ein Profil eingerichtet, in dem Leistungen nach verschiedenen Größen abgerechnet werden können. Am Monatsende genügen wenige Klicks zur Generierung und elektronischen Übersendung der Rechnungen. Auch Mahnungs- und Erinnerungsschreiben sind direkt möglich. Das hauseigene Cloud-System ermöglicht zudem eine unmittelbare Reaktion des Kunden im Form von Feedback oder Bezahlung.

Teamleader kann nach Absprache kostenlos getestet werden. Weitere Tipps zu einem effizienten Zeitmanagement bietet das kostenlose E-Book “Time Management: Menschen, Motive & moderne Tools”(pdf, 1,2 MB – Adressangabe erforderlich).

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Frank Weyermann
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