In der Vergangenheit war es im Rahmen des Finanzmanagements üblich, Bilanzen jährlich zu erstellen, um die finanzielle Stabilität eines Unternehmens darzulegen. Die heutige Geschäftswelt ist jedoch dynamisch und unterliegt einem ständigen Wandel. Um rechtzeitig auf Herausforderungen reagieren und Chancen nutzen zu können, sollten die Finanzdaten eines Unternehmens daher monatlich überwacht und analysiert werden. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass das Unternehmen über eine ausreichende finanzielle Stabilität verfügt. Zudem ist die regelmäßige Analyse der Finanzdaten von großer Bedeutung für die strategische Ausrichtung des Unternehmens.

Jährliche Bilanzen und ihre Grenzen

Grundsätzlich bieten jährliche Bilanzen einen wichtigen Einblick in die finanzielle Lage einer Firma. Die Bilanz wird immer am Ende eines Geschäftsjahres erstellt und zeigt auf, wie sich die folgenden Positionen eines Unternehmens entwickelt haben:

• Vermögenswerte
• Verbindlichkeiten
• Eigenkapital

Bilanzen sind somit ein wertvolles Werkzeug, um die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens beurteilen zu können. Sie haben allerdings auch einige Einschränkungen, da sie ausschließlich einen Rückblick auf vergangene Ereignisse zulassen. Aktuelle sowie zukünftige Trends lassen sich über die Bilanz nicht ableiten. Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass Veränderungen, die innerhalb eines Geschäftsjahres stattfinden, erst zum Ende des Geschäftsjahres im Rahmen der Bilanz erfasst werden. Das bedeutet, dass die Veränderungen erst mit einer gewissen Verzögerung ermittelt werden. Dies kann sich negativ auf die Reaktionsfähigkeit des Managements auswirken.

Warum ist monatliches Controlling so wichtig?

Damit das Management eines Unternehmens rechtzeitig auf Veränderungen bezüglich der finanziellen Situation reagieren kann, bedarf es eines monatlichen Controllings. Im Rahmen des monatlichen Controllings können Firmen ihre Finanzdaten besser überwachen und analysieren als dies bei der Erstellung einer jährlichen Bilanz der Fall ist, da sich Veränderungen bei dieser erst am Ende des Geschäftsjahres abzeichnen. Das ist vor allem für Unternehmen von großer Bedeutung, die in einem volatilen und unsicheren Geschäftsumfeld tätig sind, wie dem Online-Handel. Eine regelmäßige Überwachung der Finanzdaten ermöglicht es, potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren und entsprechende Gegenmaßnahmen rechtzeitig zu ergreifen. Probleme werden somit bereits früh im Keim erstickt, bevor sich die Situation verschlimmert.

Welche Rolle die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) spielt

Bei der sogenannten betriebswirtschaftlichen Auswertung handelt es sich um ein besonders wichtiges Instrument im monatlichen Controlling. Die BWA stellt einen Bericht dar, in welchem die finanzielle Performance eines Betriebs innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens dargelegt wird. In der Regel beträgt der Zeitraum einen Monat. Im Rahmen dieses Berichts erhält das Management eines Unternehmens eine Zusammenfassung der Ertrags- und Finanzlage. Dementsprechend ermöglicht die BWA dem Management einen schnellen Überblick über die finanzielle Situation, in der sich die Firma aktuell befindet. Dabei dient die BWA nicht nur zur Überwachung der finanziellen Gesundheit, sondern kann auch als Basis für strategische Entscheidungen herangezogen werden. Eine sorgfältige Analyse der BWA befähigt das Management dazu, fundierte Entscheidungen zu treffen. Operative Erkenntnisse lassen sich mit den Finanzdaten verknüpfen, sodass Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit entsprechend steigern können.

Erstellung eines Monatsbudgets

Das Monatsbudget wird einmal im Monat erstellt, indem die durchschnittlichen betrieblichen Einnahmen und Ausgaben ermittelt und miteinander verrechnet werden. Hierfür bietet sich eine Excel-Tabelle an. Der große Vorteil eines Monatsbudgets besteht darin, dass es eine gute Übersicht ermöglicht und einfach zu berechnen ist. Auf diese Weise kann schnell in Erfahrung gebracht werden, ob das Unternehmen profitabel ist oder nicht. Fließt Geld aus dem Unternehmen per Privatentnahme heraus, muss diese unbedingt berücksichtigt werden.

Die Bedeutung der Liquiditätsplanung

Die Liquiditätsplanung ist für jedes Unternehmen von essenzieller Bedeutung. Grund hierfür ist, dass eine ausreichende Liquidität gewährleistet, dass das Unternehmen seine Rechnungen zahlen kann und nicht in die Insolvenz rutscht. Die Liquiditätsplanung ist im Finanzplan enthalten und fokussiert sich im Gegensatz zur BWA nicht ausschließlich auf die Vergangenheit. Die Liquiditätsplanung berücksichtigt auch zukünftige Faktoren und ermöglicht Unternehmen Aussagen dahingehend, ob sie in Zukunft noch über ausreichende finanzielle Mittel verfügen. Für den Fall, dass die Liquiditätsplanung potenzielle finanzielle Engpässe aufzeigt, müssen rechtzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen in die Wege geleitet werden. Die Liquiditätsplanung kann ebenfalls im Rahmen einer Excel-Tabelle erstellt werden. Die aller Voraussicht nach benötigte Liquidität lässt sich mit dem Monatsbudget verrechnen, wodurch monatliche Überschüsse oder Defizite ermittelt werden können. Auf diese Weise erhalten Unternehmen eine Einsicht darüber, wie sich die finanzielle Situation in den kommenden Monaten entwickeln wird. Neben der Liquiditätsplanung gibt es für Selbstständige im Online-Handel einige weitere wichtige Aspekte zu berücksichtigen.