Häufige Fehler bei der Nebenkostenabrechnung
Das leidige Thema der Nebenkostenabrechnung verfolgt sowohl Mieter als auch Vermieter. Immer wieder gibt es Auseinandersetzungen, wer denn nun was zahlen muss und welche Betriebskosten überhaupt umlagefähig sind. Um etwas Klarheit zu schaffen, erklären wir hier die häufigsten Fehler und wie diese überprüft und vermieden werden können.
Inhaltsverzeichnis
Die häufigsten Fehler im Überblick
Bevor wir uns mit den Rechten, Pflichten und Inhalten der Nebenkostenabrechnung auseinandersetzen, listen wir nachfolgend die häufigsten Fehler auf.
- Die Frist zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung wird nicht eingehalten.
- Nicht umlagefähige Nebenkosten wurden umgelegt.
- Der Verteilerschlüssel wurde falsch berechnet, falsch angewandt oder fehlt gänzlich.
- Die einzelnen Kostenpositionen wurden nicht aufgelistet oder falsch berechnet.
- Die Gesamtkosten wurden nicht aufgelistet oder falsch berechnet.
- Der Abrechnungszeitraum ist falsch.
- Die Nebenkostenabrechnung weicht von Vereinbarungen im Mietvertrag ab.
Um diese Fehler zu vermeiden oder zu erkennen, ist es sowohl für Vermieter als auch Mieter ratsam, dass die Nebenkostenabrechnung vom Anwalt überprüft wird. Nur so ist man auf der sicheren Seite und kann seinen Rechten und Pflichten ordnungsgemäß nachkommen.
Welche Rechte und Pflichten haben Vermieter und Mieter?
Wenn die Mieter neben der monatlichen Wohnraummiete Nebenkostenvorauszahlungen leisten, ist die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung gemäß § 556 BGB für Vermieter verpflichtend.
Dabei wird Mietern grundsätzlich das Recht eingeräumt, die zugrundeliegenden Abrechnungsbelege für die Nebenkostenabrechnungen einzusehen.
Welche Fristen sind maßgeblich?
Für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung haben Vermieter ein Jahr Zeit. Das bedeutet, dass die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2022 den Mietern spätestens am 31.12.2023 vorliegen muss.
Verstreicht diese Frist, haben Vermieter keinen Anspruch mehr auf etwaige Nachzahlungen. Allerdings bleibt das Recht der Mieter auf Auszahlung eines etwaigen Guthabens auch bei verspätetem Eingang der Nebenkostenabrechnung bestehen.
Sollte die Abrechnung fehlerhaft sein, haben Mieter die Möglichkeit, innerhalb eines Jahres Widerspruch einzulegen. Geht den Mietern die Nebenkostenabrechnung also am 31.12.2023 zu, bleibt ihnen bis zum 31.12.2024 Zeit, dem zu widersprechen.
Etwaige Ansprüche aus der Betriebskostenabrechnung verjähren für beide Seiten regulär drei Jahre nach der entsprechenden Abrechnungsfrist.
Wer muss welche Kosten tragen?
Jeder möchte von etwas profitieren – doch keiner möchte zahlen! Das kommt häufig beim Thema Nebenkosten vor. Daher ist es sinnvoll zu wissen, welche Betriebskosten vom Vermieter auf die Mieter umgelegt werden können.
Umlagefähige Betriebskosten
Grundsätzlich gelten regelmäßige und fortlaufende Kosten als umlagefähig. Sie müssen jeweils anteilig von den Mietern bezahlt werden. Dazu gehören unter anderem:
✔ Grundsteuer
✔ Wasserversorgungskosten
✔ warme Betriebskosten (Wasser und Heizung)
✔ Kosten für die Straßenreinigung
✔ Müllgebühren
✔ Aufzugskosten
✔ Kosten für Gebäudereinigung und Ungezieferbeseitigung
✔ Gartenpflegekosten
✔ Stromkosten für Treppenhausbeleuchtung
✔ Gebäudeversicherung
✔ Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung
✔ sonstige Betriebskosten wie Wartungskosten für Rauchmelder
Nicht umlagefähige Betriebskosten
Jegliche Erhaltungs- und Verwaltungskosten müssen vom Vermieter übernommen werden und sind daher nicht umlagefähig. Das sind unter anderem:
✘ Kosten für die Hausverwaltung
✘ Grunderwerbssteuer, Erbschaftssteuer, Einkommenssteuer auf Mieteinnahmen
✘ Objektbewachungskosten
✘ Gehälter für Geschäftsführer
✘ Kosten für Jahresabschlussprüfungen
✘ Kosten für Geräte und Arbeitsmittel
✘ Bank- und Kontoführungskosten
✘ Neuanlage von Garten und Beeten
✘ Installationskosten für Rauchmelder oder Feuerlöscher
✘ Nebenkosten bei Leerstand
✘ Rechtsschutz- oder Hausratversicherung
✘ Instandhaltungs- sowie jegliche Reparaturkosten
Damit die Nebenkosten rechtlich überhaupt geltend gemacht werden können, müssen diese vertraglich vereinbart worden sein. Die üblich anfallenden Betriebskosten sind mit dem Begriff an sich schon abgedeckt (Urteil BGH VIII ZR 137/15). Alle sonstigen Betriebskosten müssen im Mietvertrag genau bezeichnet werden, um sie abrechnungsfähig zu machen.
Betreffend die Höhe der Nebenkosten können Mieter durchschnittlich mit zwei bis drei Euro pro Quadratmeter Wohnfläche im Monat rechnen. Bei einer Wohnung in der Größe 65 Quadratmeter sollten die Nebenkosten monatlich also zwischen 130 und 195 Euro liegen. Fallen die Nebenkosten höher aus, sollte man dies genauer prüfen. Grundsätzlich sollte die Höhe nicht mehr als 10 % über den Durchschnittswerten liegen.
Worauf müssen Vermieter bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung besonders achten?
Damit die Nebenkostenabrechnung sowohl inhaltlich als auch rechtlich einwandfrei ist, müssen bei der Erstellung einige Dinge beachtet werden.
Welche Angaben muss eine Nebenkostenabrechnung zwingend enthalten?
- Umlageschlüssel
- Abrechnungsschlüssel
- Gesamtkosten
- Anteilsberechnung für den Mieter
- Abzug der monatlich geleisteten Vorauszahlungen
Das Wichtigste ist zunächst, dass der Vermieter die Frist zur Erstellung einhält. Des Weiteren muss die Nebenkostenabrechnung den Mietern schriftlich zugestellt und vom Vermieter persönlich unterschrieben werden. Andernfalls kann sie unwirksam sein. Sollte man die Nebenkostenabrechnung nicht selbst erstellen, so ist eine Vollmacht des Vermieters beizufügen.
Außerdem müssen die einzelnen Positionen und Beträge klar aufgelistet werden. Auch der angewandte Umlage- sowie Abrechnungsschlüssel muss klar erkennbar sein. Diese Dinge müssen bereits bei Abschluss des Mietvertrages vereinbart werden. Ist dies nicht der Fall, müssen die angefallenen Betriebskosten auf die jeweilige Wohnfläche der Mieter verteilt werden.
Etwaige Vorauszahlungen der Mieter müssen nicht nur gedanklich, sondern schriftlich festgehalten und vom Gesamtbetrag der Nebenkosten abgezogen werden. Es ist wichtig, dass ein Erstattungsguthaben oder eine Nachforderung klar ersichtlich ist. Selbst Laien sollten in der Lage sein, die erstellte Nebenkostenabrechnung zu verstehen und die einzelnen Abrechnungsposten nachzuvollziehen.
Fazit: Vorsicht ist besser als Nachsicht
Egal ob man nun Vermieter oder Mieter ist, eines ist sicher: Bei der Abrechnung der Nebenkosten sollten keine Fehler unterlaufen. Beide Parteien können im Zweifel jederzeit einen Anwalt mit der Prüfung beauftragen. Ein gutes Verhältnis zwischen Mieter und Vermieter sollte nicht an der Nebenkostenabrechnung scheitern.
Quellen: