Ein wichtiger Zettel im Beruf
Bei der Arbeit müssen einige wichtige Dokumente erfasst und abgeordnet werden. Mit dem folgenden Ratgeber wird die Erstellung des Stundenzettels jedem vereinfacht. Denn dieser ist zwar nicht immer einfach zu bearbeiten, doch sehr nützlich.
Ein Stundenzettel – was ist das überhaupt?
Stundenzettel dienen der Erfassung von Arbeitszeiten. Damit wissen sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer, wie viel Arbeit abgeleistet wurde. Das ist auch für den Lohnnachweis wichtig.
Heutzutage gibt es die Möglichkeit der digitalen Erstellung und Bearbeitung dieser Dokumente – oft auch realisierbar am Smartphone.
Im Stundenzettel ist der Beginn und das Ende der Arbeitszeit zu notieren, in welcher Branche und in welchem Bereich gearbeitet wurde und ob Überstunden abgeleistet wurden. In vielen Fällen werden auch die Pausen in einer zusätzlichen Spalte eingetragen. In der Regel muss über jeden Arbeiter in Deutschland ein Stundenzettel angefertigt werden.
Der Stundenzettel – ein Dokument mit Vor- und Nachteilen
Sie müssen kein Computerprogramm bedienen, um einen Stundenzettel anzufertigen. Allerdings stehen die Daten oft erst am nächsten Arbeitstag zur Verfügung. Schließlich kennt man ja zum Beispiel die Anzahl der Überstunden des aktuellen Tages noch nicht. Weiterhin müssen jeden Tag neue Daten erfasst werden – da können sich leicht Fehler einschleichen. Aus diesen Gründen ist das Arbeiten mit Stundenzetteln ineffizient.
Bringen mir die Alternativen viele Vorteile ein?
Im Vergleich zum herkömmlichen Aufschrieb mit Papier und Stift ist der Aufschrieb über einen Computer viel komfortabler. Alles wird gleich digital abgespeichert. Die meisten Software-Programme können sowohl ein abweichendes Arbeitspensum als auch die Ferienzeiten automatisch berechnen. Eine Einbettung in weitere Verwaltungsaufgaben ist in der digitalen Welt problemlos möglich – auch die Nachprüfung gesetzlicher Bestimmungen. Es läuft alles viel schneller ab als bei Stundenzetteln. Zudem kann man Projekte damit koordinieren.
Dem Arbeitnehmer stehen eine Vielzahl digitaler Alternativen zur Verfügung: Ob es sich nun um Stempeluhren, gewöhnliche Computerprogramme oder um Zeiterfassungsterminals handelt. In Zukunft wird man sich wohl weitgehend von der Zettelwirtschaft verabschiedet haben.
Die gesetzlichen Bestimmungen zur Übersicht
Arbeitgeber, die geringfügig beschäftige Personen unterhalten, haben eine Woche Zeit bis zur Notierung der notwendigen Daten (7 Werktage). Dies regelt § 17 Absatz 1 Satz 1 des MiLoG. Eine Aufbewahrung ist nach über zwei Jahren nicht mehr zwingend notwendig. Arbeitnehmer können auch eigenhändig alles notieren. Es existieren zudem eine Reihe von Tätigkeiten, wo die Arbeitszeiten auf jeden Fall aufgeschrieben werden müssen. Dies ist unter anderem in der Fleischwirtschaft, dem Baugewerbe, in der Forstwirtschaft und dem Gebäudereinigungsgewerbe der Fall. Nach Absatz 3 des MiLoG wird mit einer Geldbuße von bis zu 3.000 Euro sanktioniert, wer die Arbeitszeiten nicht notiert. Dies betrifft immer den Arbeitgeber.
Wie fülle ich den Stundenzettel richtig aus?
Am besten ist es, die Pausen zusätzlich zu notieren. Damit wird die Bestimmung der tatsächlich geleisteten Arbeit vereinfacht, was der Zweck eines Stundenzettels und seiner digitalen Alternativen ist. Damit hat nun jeder eine Vorstellung davon, wie ein Stundenzettel auszusehen hat. Unterschrieben werden muss ein Stundenzettel nicht.
Am besten sollte man natürlich von den zahlreichen Softwarelösungen profitieren. Denn hier ist das Preis-Leistungs-Verhältnis sehr gut. Der Arbeitnehmer kann die Mitarbeiterdaten einfach nachprüfen und kontrollieren. Per Mausklicks kann er zusätzliche Features hinzufügen. Damit verliert der Chef keine Arbeitszeit mit Ordnern und Zetteln. Mit der digitalen Stoppuhr ist es nicht einmal nötig, sich die Daten selbst aufzuschreiben. Nahezu jedes Programm berechnet alles von selbst. Allerdings kann ein Stundenzettel auch für die Disziplin der Mitarbeiter nützlich sein. Arbeitgeber sollten dabei die Dokumente von ihren Arbeitnehmern anfertigen lassen.