Digitale und rechtssichere Zeiterfassung im Unternehmen

Zwar ist die exakte Zeiterfassung in Deutschland nicht prinzipiell vorgeschrieben, in vielen Unternehmen gehört diese aber dennoch zum Alltag. Das Vorgehen bietet Vorteile für Arbeitgeber- und Arbeitnehmer gleichermaßen. Unerkannte Überstunden sind somit nicht mehr möglich, auch Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können direkt erkannt werden. Doch während vor einigen Jahren noch der Papierkrieg im Büro vorherrschte, hält immer mehr digitale Technik Einzug in den Unternehmen.

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Digitale und rechtssichere Zeiterfassung im Unternehmen. ©pixabay.com (Creative Commons CC0)

Innovative Lösungen sparen Zeit und Aufwand

Im Mittelpunkt der digitalen und innovativen Lösungen zur Zeiterfassung stehen eine Rechtssicherheit und ein hoher Anwendungskomfort für alle Beteiligten. Die Funktionsweise unterscheidet sich grundlegend dennoch kaum von bisherigen Verfahren. Weiterhin gibt es das klassische Ein- und Ausstempeln, nun allerdings über digitale Lösungen. Die Stempelkarten oder ein Mitarbeiter-Stundenzettel sind somit nicht mehr notwendig. Zudem sorgen intelligente Features und Funktionen der Systeme zur Zeiterfassung für eine zusätzliche Zeitersparnis im Unternehmen. Hierzu gehört etwa eine automatische Übertragung aus dem Dienstplan in die Software. Die hier hinterlegten Zeiten werden in das Arbeitszeitprotokoll übernommen. Eine manuelle Anpassung ist selbstverständlich jederzeit möglich, dennoch wird viel Zeit gespart.

Hoher Anwendungskomfort für die tägliche Zeiterfassung

Die digitale Zeiterfassung funktioniert heute über viele verschiedene Endgeräte. Meist spielen ein Tablet oder ein Smartphone eine zentrale Rolle. Diese stellen das Werkzeug für die Arbeitnehmer dar, um ein- oder auszustempeln. Eine installierte App reicht hierfür aus, spezielle Hardware ist nicht notwendig. Auch hier lassen sich individuelle Einstellungen vornehmen. So erkennt das Gerät etwa durch den Standort, ob der Mitarbeiter gerade aktiv ist. Auch eine Zuordnung über IP-Adressen ist möglich.

Doch nicht nur die Arbeitnehmer dürften von der modernen Technik zur Zeiterfassung profitieren. Auch Arbeitgeber sparen viel Zeit und bares Geld. Gängige Lösungen verfügen etwa über ein automatisches Rundungssystem. Ungerade Zeiten werden somit sofort angepasst. Auch die wichtigen Pausen im Arbeitsalltag oder die Berechnung von Zuschlägen auf Basis der hinterlegten Arbeitszeiten lassen sich ohne menschliches Zutun berechnen bzw. beachten. Individuelle Regeln können bequem festgelegt werden, ein Datenimport ermöglicht der Verwaltung einen bequemen Überblick. Die bekannten Lösungen unterstützen hierfür zahlreiche Formate, die Ausgabe erfolgt etwa als Excel- oder Datev-Datei.

Lukrative Investition in die Zukunft – digitale Zeiterfassung

Durch die Nutzung mobiler Endgeräte, dem Aufbau der notwendigen Infrastruktur und die Schulung der Verwaltung sowie Mitarbeiter im Umgang mit der digitalen Zeiterfassung entstehen zu Beginn hohe Kosten. Diese schrecken heute noch viele Unternehmen von einer Digitalisierung ab. Der Umstieg ist allerdings als langfristige Investition zu betrachten, die sich auszahlt. Bis ein Gesetz zur verpflichtenden Zeiterfassung kommt, dürfte nicht mehr viel Zeit vergehen. Immerhin gibt es hierzu bereits Urteile durch den Europäischen Gerichtshof, die in diese Richtung deuten. Mit einer frühzeitigen Umsetzung einer rechtssicheren Zeiterfassung sind Sie also gut vorbereitet. Zudem sparen Sie langfristig viel Geld. Die gesamte Verwaltung wird entlastet, der gefürchtete “Papierkrieg” im Büro hat ein Ende. Außerdem steigern innovative, anwenderfreundliche Lösungen im beruflichen Umfeld die Zufriedenheit der Mitarbeiter deutlich. Auch dies spricht für die Nutzung digitaler Lösungen zur bequemen Zeiterfassung im Unternehmen.

Tipp: Viele bekannte Anbieter bieten die digitalen Lösungen zur Zeiterfassung im Rahmen einer kostenlosen Testversion an. Dies ermöglicht Ihnen und Ihrem Unternehmen einen Einblick in die Funktionalität und ein Verständnis für die Vorteile.