Die Vorteile des Purchase to Pay Prozesses
Es sind zwar nur drei Buchstaben, doch steht hinter ihnen ein überaus umfangreicher und komplexer Prozess: 2P-P. Diese Abkürzung wird genutzt, um den sogenannten Purchase to Pay beziehungsweise den Procure to Pay Prozess in einem Unternehmen zu bezeichnen.
Inhaltsverzeichnis
Was hinter dem Bereich des Purchase to Pay im Detail steckt und welche Vorteile einer durchdachten Organisation von diesem für Unternehmen ausgehen, erklärt der folgende Beitrag.
Purchase to Pay – Die Bedeutung
Auf Deutsch übersetzt bedeutet Purchase to Pay soviel wie Einkauf bis Zahlung. Bei dem 2P-P handelt es sich somit um die Beschreibung der Schritte, die tagtäglich in Unternehmen durchlaufen werden – angefangen von der Beschaffung bis hin zu der Zahlung der jeweiligen Rechnung.
Der Purchase to Pay Prozess beginnt mit der jeweiligen Bedarfsmeldung, danach folgen Bestellung, Auftragsbestätigung sowie die Lieferung. Den Abschluss des Prozesses stellt die Verarbeitung der Rechnung beziehungsweise die Zahlung dar.
Diese Vorteile bietet ein professioneller Purchase to Pay Prozess
Eingebunden sind in den P2P Prozess viele unterschiedliche Bereiche im Unternehmen, nämlich der Einkauf, die Logistik und auch das Rechnungs- und Finanzwesen. In diesen Abteilungen sind außerdem verschiede Hierarchieebenen mit den einzelnen, nötigen Schritten betraut.
Ein manueller Purchase to Pay Prozess ist aus diesem Grund abhängig von zahlreichen separaten Vorgängen, die ideal aufeinander abgestimmt werden müssen. In der Regel ist in den gesamten Prozess somit auch eine Vielzahl unterschiedlicher Personen eingebunden.
Desto größer sich ein Unternehmen gestaltet, je komplexer zeigt sich demenentsprechend auch der P2P Prozess. Damit zeigt es sich selbstverständlich auch als stetig größere Herausforderung, wenn es darum geht, sämtliche involvierte Abteilungen, Verantwortliche und Geschäftspartner optimal zu koordinieren.
P2P Prozess – Die häufigsten Fehler vermeiden
Es ist kaum verwunderlich, dass im Zuge eines Prozesses von einer derart hohen Komplexität durchaus auch ein hohes Risiko für Fehler besteht.
Setzen Unternehmen auch heute noch auf einen manuellen, anstatt auf einen automatisierten P2P Prozess, ergeben sich im Geschäftsalltag nahezu regelmäßig Stolperfallen. Nicht zu vernachlässigen ist darüber hinaus auch, dass die manuelle Abwicklung des Purchase to Pay Prozess zahlreiche personelle als auch zeitliche Ressourcen fordert.
Zu den gängigsten Problemquellen, die im Zuge eines manuellen Purchase to Pay Prozesses auftreten, gehören unter anderem eine fehlende Transparenz, lange Durchlaufzeiten sowie Kommunikationsschwierigkeiten zwischen den Schritten der Beschaffung, Bestellung und Rechnung.
Für die involvierten Mitarbeiter ergibt sich so häufig eine Mehrarbeit, die sich mithilfe eines automatisierten Prozesses durchaus vermeiden lassen würde. Auf diese Art und Weise würde in Zukunft das Risiko maßgeblich minimiert werden, Skonto zu verlieren. Doch auch im Rahmen der Liquiditätsplanung im Unternehmen sorgt ein nicht mehr zeitgemäßer, manueller Purchase to Pay Prozess dafür, dass die Übersicht maßgeblich leidet.
Unternehmen profitieren von digitalisiertem P2P Prozess
Diese möglichen Fehlerquellen im Rahmen des Purchase to Pay Prozesses zeigen, dass ein enorm großer Vorteil für den Geschäftsalltag besteht, wenn sich diesen einmal näher gewidmet und die nötigen Schritte zur Optimierung unternommen werden.
Geht es um die Prozessoptimierung, spielt hinsichtlich des Purchase to Pay vor allem ein Stichwort eine Rolle, nämlich: Digitalisierung. Zeigt sich der P2P Prozess zumindest schon teilweise automatisiert und digital, lässt sich die generelle Fehleranfälligkeit bereits maßgeblich reduzieren. Mithilfe einer passenden Software zeigt es sich für Unternehmen gleich wesentlich einfacher, im Zuge des vollständigen Prozesses zu jeder Zeit den Überblick zu behalten – und das bei sämtlichen separaten Schritten.