Gebrauchte Software bietet Behörden Vorteile

Bei der Software-Anschaffung sind Behörden dazu angehalten, bedarfsgerecht und wirtschaftlich vorzugehen. Das schreibt das Vergaberecht vor. Gebrauchte Lizenzen erfüllen diese Kriterien perfekt – und bieten dabei die Chance, jede Menge Geld zu sparen.

Gebrauchte Software bietet Behörden Vorteile

Gebrauchte Software bietet Behörden Vorteile – pixabay.com ©StockSnap (Creative Commons CC0)

Behörden, Ämter und Verwaltungen müssen ihre Digitalisierung vorantreiben, Prozesse optimieren und ihre Angebote noch bürgerfreundlicher gestalten. Dafür brauchen sie den nötigen finanziellen Spielraum. Doch IT-Budgets sind heute meist knapp bemessen. Eine gute Möglichkeit, Kosten zu sparen und dadurch Ressourcen für die Digitalisierung freizusetzen, ist gebrauchte Software. Denn gebrauchte Lizenzen sind rund 20 bis 50 Prozent günstiger als neue. Außerdem können Behörden auf dem Gebrauchtmarkt genau die Software-Version erwerben, die sie tatsächlich brauchen. Oft sind bestehende Fachanwendungen zum Beispiel gar nicht mit dem neuesten Office-Paket kompatibel. Jedoch bieten die Hersteller immer nur ihre aktuelle Version im Handel an. Wer eigentlich ein Office 2016 braucht, muss also ein Office 2019 zum Vollpreis kaufen und anschließend downgraden. Auf dem Gebrauchtsoftware-Markt gibt es dagegen auch ältere Versionen, wie Office 2016 oder 2013 – und das zum kleinen Preis. Laut Vergaberecht sind Behörden sogar dazu verpflichtet, gebrauchte Lizenzen zu berücksichtigen. Denn sie erfüllen die Forderungen nach Wirtschaftlichkeit und Bedarfsgerechtigkeit geradezu perfekt.

Sparen mit Gebrauchtsoftware

Eine Frage, die sich Behörden stellen sollten, ist: Welchen Funktionsumfang benötige ich wirklich? Habe ich durch die neueste Version eines Office-Pakets Vorteile oder reicht die günstigere Vorgängerversion aus? Wer nicht die neueste Software braucht, kann mit einer gebrauchten älteren Software im Vergleich zur neuen aktuellen sogar mehr als 50 Prozent sparen. Doch auch wer tatsächlich die neueste Version benötigt, sollte vor dem Kauf einen Blick auf den Gebrauchtmarkt werfen. Denn oft gibt es dort selbst aktuelle Lizenzen bereits zum halben Preis.

Viele Behörden haben zudem Lizenzen im Haus, die nicht mehr benötigt werden – etwa, weil Anwendungen in die Cloud verlagert wurden. Solche ungenutzten Ressourcen auf dem Gebrauchtsoftware-Markt wieder zu verkaufen, setzt Kapital frei, um IT-Budgets zu entlasten.

Rechtliche Basis für den Softwaregebrauchtmarkt ist der Erschöpfungsgrundsatz des Urheberrechtsgesetzes. Demnach darf ein Hersteller keinen Einfluss mehr auf die Besitzverhältnisse einer Lizenz nehmen, wenn er sie bereits einmal im europäischen Wirtschaftsraum entgeltlich in den Verkehr gebracht hat. Sein alleiniges Verbreitungsrecht hat sich damit erschöpft. Der Erstkäufer, der die Lizenzen weiterverkaufen möchte, muss jedoch über ein unbegrenztes Nutzungsrecht verfügen. Außerdem darf er die Software nach dem Verkauf nicht mehr weiter einsetzen. Dafür muss er eine Vernichtungserklärung abgeben. Neben dieser Vernichtungserklärung sind beim Kauf von Second Hand Software folgende Dokumente wichtig: die Rechnung, der Lieferschein und die Nutzungsbedingungen zum Zeitpunkt des Erstverkaufs. Eine Offenlegung der gesamten Lieferkette, also aller Vorbesitzer der Software, ist rechtlich nicht erforderlich.

Mit einem guten Händler zusammenarbeiten

Ein guter Gebrauchtsoftware-Händler liefert beim Kauf alle Dokumente mit, die rechtlich erforderlich sind. Er übernimmt die volle Verantwortung für die Lizenzen, die er verkauft, und bietet seinen Kunden dafür Haftungsfreistellung sowie eine Vermögensschadenversicherung. Sollte es einmal zu einem Audit kommen, steht er seinen Kunden beratend zur Seite. Um einen seriösen, erfahrenen Händler zu erkennen, sollten Behörden außerdem darauf achten, wie lange er schon etabliert ist und ob er einen guten Ruf hat. Zählen große Unternehmen zu seinen Kunden und verfügt er über Partnerschaften mit Herstellern, ist das ein Zeichen für Vertrauenswürdigkeit.

Fazit

Gebrauchte Software bietet für Behörden viele Vorteile: Sie können damit ihre IT-Budgets entlasten und gleichzeitig vergaberechtliche Grundsätze erfüllen. Außerdem erhalten sie auf dem Gebrauchtmarkt nicht nur die aktuelle Version einer Software, sondern genau die, die sie benötigen. Rechtlich gesehen sind gebrauchte Lizenzen völlig legal. Wer mit einem erfahrenen, seriösen Händler zusammenarbeitet, geht kein Risiko ein. Es lohnt sich also, auf Gebrauchtsoftware zu setzen. Denn dadurch werden Ressourcen frei für wichtige Digitalisierungsprojekte.

Beitrag teilen:


Kategorien: Recht & Sicherheit

Schlagworte: