ERP-Systeme für E-Commerce Unternehmen – Die 9 wichtigsten Erfolgsfaktoren

So rasant wie der weltweite Umsatz im E-Commerce steigt, so rasant steigen auch die Erwartungen an Onlineshops: Sie sollen kostengünstig und schnell sein sowie individuelle Wünsche erfüllen können. Auch im Unternehmen selbst steckt man sich immer höhere Ziele und möchte gewinnbringende Veränderungen bewirken. Eine vielversprechende Lösung ist die Ankopplung des E-Commerce an ein Enterprise Resource Planning System (kurz: ERP).

Ganzheitliche ERP-Systeme bieten Ihnen hierfür inzwischen spezielle E-Commerce Module an. Dank dieser Komplettsysteme können auch anspruchsvolle Anforderungen abgedeckt werden. Erfahren Sie, mit welchen Faktoren Sie Ihren Erfolg im E-Commerce dank eines ERP-Systems positiv beeinflussen können.

Erfolgsfaktor 1: Anforderungen an das ERP-System kennen

Die Grundlage für eine erfolgreiche Verknüpfung Ihres Onlineshops mit einem ERP sind die Anforderungen an die ERP-Software. Was muss ein ERP neben einem E-Commerce Modul noch leisten, um Ihren Onlineshop optimal zu unterstützen?

Halten Sie die Anforderungen am besten in schriftlicher Form fest. So können Sie bei der Auswahl eines Anbieters genau abgleichen, ob das angebotene ERP zu Ihrem E-Commerce passt.

Der Anforderungskatalog sollte diese Fragen beantworten:

• Welche Aufgaben fallen täglich in den Abteilungen / im Unternehmen an?
• Wie soll das ERP-System Ihnen diese Aufgaben erleichtern? Benennen Sie die konkreten Erwartungen wie beispielsweise eine Automatisierung verschiedener Abläufe.
• Sollen bestehende Daten in das ERP-System übertragen werden?
• Wer wird mit dem neuen System arbeiten? Notieren Sie die Anzahl der Mitarbeiter und in welchen Bereichen sie tätig sind.

Werfen Sie auch einen „Blick in die Glaskugel“ und überlegen Sie, welche Aufgaben in Zukunft gemeistert werden sollen. Wenn der ausgewählte ERP-Hersteller bereits einen bunten Strauß an zusätzlichen Modulen anbietet (oder verschiedene Partnerlösungen), kann das Risiko zukünftiger, teurer Individualprogrammierungen deutlich reduziert werden.

Erfolgsfaktor 2: Mitarbeiter einbeziehen

Vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeiter bereits frühzeitig in den Auswahlprozess eines ERP-Systems einzubeziehen. Viele Augen sehen mehr als zwei und sie sind die Spezialisten in ihren Bereichen. Im Idealfall stellen Sie Ihr Projektteam aus Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen zusammen, um Ihr Unternehmen umfassend abzubilden. So können Sie gemeinsam ein passendes System auswählen.

Erfolgsfaktor 3: Auf eine Automatisierung von Prozessen setzen

Mit der Einführung eines modernen ERP-Systems legen Sie den Grundstein für Automatisierungen. ERPs bringen viele Funktionen mit die unterschiedliche Arbeiten automatisieren können.

Wenn ein Kunde beispielsweise eine Bestellung über einen Produktkonfigurator aufgibt, kann automatisch die Produktion des Artikels angestoßen werden. Auch Bestellungen bei Lieferanten können automatisiert werden. Das ERP-System greift dazu auf die gespeicherte Datenbasis zurück und trifft auf deren Grundlage direkt Entscheidungen. So lassen sich verschiedene Prozesse schnell und zuverlässig automatisieren.

Erfolgsfaktor 4: Die Leistungsfähigkeit und Transparenz erhöhen

Welches Zubehör befindet sich noch im Lager? Wie viele Bestellungen sind gestern eingegangen? Mit einem modernen ERP-System können Sie jederzeit und von jedem Ort in Echtzeit Informationen abrufen. Alle Prozesse des Unternehmens lassen sich unkompliziert abbilden und sorgen für eine hilfreiche Transparenz.

Dank dieser vollen Kontrolle über Ihre Daten und Abläufe, können Sie die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens deutlich steigern.

Erfolgsfaktor 5: Kapitalbindung reduzieren

Ein ERP-System kann Ihre Lagerbestände und die eingehenden Bestellungen sehr effektiv miteinander abstimmen. Einzelne Kostenfaktoren lassen sich so deutlich verringern. Beispielsweise können mehrere kleinere Lagerflächen angemietet werden, da das Einlagern großer Bestände entfällt. Das ERP-System optimiert die Planung des Verbrauchs und stimmt die Ressourcen effektiv aufeinander ab. So werden Lieferengpässe und zu große Lagerbestände reduziert

Erfolgsfaktor 6: Individuelle Leistungen für Kunden ermöglichen

Wenn Sie ein ERP-System einsetzen, können Sie Ihre Kunden auf ganz unterschiedliche Weise zufriedenstellen. Zum einen greift das System zuverlässig auf die Datenbank zurück, sodass Sie Aufträge oder Termine detailliert erfassen können und erstklassige Serviceleistungen möglich werden. Zum anderen lassen sich so auch individuelle Leistungen z .B. mit einem Produktkonfigurator zusammenstellen.

Dank der Schnelligkeit und Zuverlässigkeit mit der diese individuellen Serviceleistungen ermöglicht werden, steigert sich auch die Kundenzufriedenheit.

Erfolgsfaktor 7: Onlineshop im Ausland aufbauen

Ganzheitliche ERP-Systeme unterstützen Sie auch bei einer Expansion ins Ausland. Folgende Umstellungen müssen Sie dabei unter anderem bedenken:

• Mit welcher Währung wird bezahlt?
• Welche steuerlichen Rahmenbedingungen gelten?
• Welche zusätzlichen Gesetze gelten?
• Welche Versandkosten müssen berücksichtigt werden?

Ein ganzheitliches ERP-System ermöglicht Ihnen eine zentrale Verwaltung all dieser neuen Daten.  Und unterstützt Sie so optimal beim Aufbau Ihres internationalen Onlineshops.

Erfolgsfaktor 8: Datenmigration – alte Daten übernehmen

Daten sind in unserer modernen Zeit die Grundlage im Erfolgskonzept eines Unternehmens. Aus diesem Grund sollten Sie vor der Auswahl eines ERP-Systems unbedingt beim Anbieter nachfragen, wie Sie Ihre bestehenden Daten in das neue System transferieren können. Stellen Sie dabei auch diese Fragen:

• Wie lange wird die Datenmigration dauern?
• Gibt es technische Inkompatibilitäten?
• Mit welchen Risiken ist die Datenmigration verbunden?
• Kann es zu Datenverlusten kommen?
• Können die Daten fehlerhaft übertragen oder beschädigt werden?
• Wird es im Onlineshop zu Performance-Problemen kommen?

Vor der Datenmigration sollten Sie also genau wissen, welche Daten Sie übertragen müssen, in welcher Form sie vorliegen und in welcher Form Sie im ERP gespeichert werden sollen. Zu empfehlen ist unbedingt ein Probelauf im Testsystem. So können Sie eventuelle Fehler in sicherer Umgebung erkennen und darauf reagieren.

Erfolgsfaktor 9: Die passenden Möglichkeiten des Datenexports einsetzen

Um Ihr ERP-System effektiv einzusetzen, sollten Sie die Möglichkeiten des Datenexports prüfen. In Ihrem ERP-System wird eine riesige Menge an Daten gespeichert: Sie können Telefonnummern einsehen oder Adressen abrufen. Hier liegen alle Daten zu Lagerbeständen, Lieferzeiten, Konditionen und viele weitere mehr. Prüfen Sie welche Möglichkeiten es gibt, ausgewählte Daten übersichtlich zu exportieren und dabei konform zur DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) vorzugehen.

Fazit: E-Commerce lässt sich mit einem ERP-System erfolgreich etablieren

Ein ganzheitliches ERP-System bietet für Unternehmen viele entscheidende Faktoren für erfolgreiches E-Commerce. Ihr Onlineshop kann in Echtzeit auf eine große und verlässliche Datenbasis zugreifen und Prozesse optimieren und automatisieren. So lässt sich die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens dank des ERP-Systems deutlich maximieren.