Basics zur Buchhaltung im Webshop

Auch Betreiber von Online-Shops sind zur Buchhaltung verpflichtet. Deshalb ist es essentiell, sich ausgiebig mit dieser Thematik zu befassen, um eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten. Geht man bei dieser Tätigkeit nicht gründlich vor, schleichen sich schnell Fehler ein, die gravierende Folgen haben können. Deshalb sollte sich jeder Webshop-Inhaber wichtige Informationen rund um die Buchhaltung einholen. Nur so kann man den Anforderungen der Tätigkeit gerecht werden. Doch welche Basics sollte man beherrschen?

Einfache oder doppelte Buchführung?

Grundsätzlich gibt es zwei Arten der Buchführung: Alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen die doppelte Buchführung erledigen. Zudem sind auch solche Betriebe dazu verpflichtet, deren Umsatz über 600.000 Euro im Jahr liegt. Alle anderen Unternehmer können die einfache Buchhaltung nutzen. Das doppelte Führen der Bücher ist zwar aufwendiger, jedoch bietet es eine bessere Übersicht über die Finanzen. Wählt ein Online-Shop diese Variante, so sorgt die Erstellung der Bilanz dafür, dass mögliche Schwachstellen rechtzeitig ausfindig gemacht werden. Dadurch kann der Unternehmer zeitnah handeln.

Basics zur Buchhaltung im Webshop

Basics zur Buchhaltung im Webshop
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Rechnungen müssen sortiert und aufbewahrt werden

In der Buchhaltung kann man nur dann Betriebsausgaben geltend machen, wenn ein passender Beleg zur Buchung vorhanden ist. Deshalb ist es wichtig, sämtliche Dokumente zu sortieren und aufzubewahren. Dabei gibt es verschiedene Belegarten:

  • Eingangsrechnungen: Bei dieser Belegart handelt es sich um Rechnungen, die beim Unternehmen eingehen und von diesem bezahlt werden müssen.
  • Ausgangsrechnungen: Ausgangsrechnungen sind sämtliche Rechnungen, die an den Kunden herausgehen und für die der Webshop-Betreiber Geld von diesen erhält.
  • Bankbelege: Hierunter fallen Kontoauszüge sowie PayPal-Auszüge. Auf diesen ist der Buchungsverlauf eines bestimmten Zeitraums festgehalten.

Zudem gibt es weitere Belegarten wie zum Beispiel Gehalts- und Lohnabrechnungen, Kreditkartenbewegungen, Gutschriften oder Kassenbewegungen. All diese Dokumente müssen zunächst mit einer Nummer versehen werden und anschließend abgeheftet werden. Nur so kann ein Dritter das System nachvollziehen.

Excel-Tabelle oder Buchhaltungssoftware?

Die Verwendung von Excel-Tabellen ist sehr umständlich und kostet viel Zeit. Zudem können dabei schnell Fehler entstehen. Im Online-Handel fallen im Vergleich zum traditionellen Handel weitaus mehr Prozesse an. So kommt es in Webshops zu mehr Buchungen. Zudem fallen Retouren an und Gutschriften müssen erstellt werden. Deshalb ist es gerade für Online-Shops sinnvoll, ein

Buchhaltungsprogramm für diese Tätigkeit zu verwenden. Mit diesem kann man nicht nur einfacher und effizienter arbeiten, sondern auch viel Zeit sparen. Wichtig ist, dass dieses gut zu handhaben ist und den Aufwand möglichst gering hält. Mit einer leistungsfähigen Software vermeidet man schwerwiegende Fehler und sorgt für Ordnung.

Welche Funktionen sollte eine Buchhaltungssoftware mitbringen?

Bei der Auswahl des passenden Buchhaltungsprogramms für einen Online-Shop ist es wichtig, darauf zu achten, dass dieses einfach zu bedienen ist. Daneben sollte es über eine Funktion zum Archivieren von Belegen verfügen. Sinnvoll ist es zudem, auf ein integriertes Modul für das Online-Banking Wert zu legen, um sich so die Arbeit zu erleichtern. Weiterhin sollte neben der Möglichkeit zur Umsatzsteuervoranmeldung auch eine Schnittstelle zu ELSTER sowie DATEV vorhanden sein. Durch die Verbindung zum Steuerberater wird so ebenfalls Zeit eingespart. Wichtig ist außerdem, dass mit dem Programm der Jahresabschluss vorbereitet werden kann. Da insbesondere Webshops zahlreiche Rechnungen erstellen und versenden müssen, sollte man beim Kauf der Software ebenfalls darauf achten, dass ein Rechnungsprogramm integriert ist. So kann man letztlich effektiver arbeiten.

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Frank Weyermann
Betreiber der Seite onlinemarktplatz.de und und Inhaber von die-datenwerkstatt.de.

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Kategorien: Onlinehandel allgemein

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