Sie haben Post: E-Mail-Flut gelassen bewältigen

Pling. Pling. Pling. „Genug ist Genug!“, schreien Sie innerlich vor Wut. Diese ständige Erreichbarkeit zu jeder Zeit und überall nervt. Ihr E-Mail-Postfach quillt über? Ihre E-Mails rauben Ihnen nicht nur alle Nerven, sondern auch den Schlaf? Ich bin kein Mediziner, aber das klingt ganz schön ungesund. Die Zeiten, in denen man romantische und herzzerreißende Nachrichten verschickt, sind leider vorbei. Pling.

Stattdessen besteht Ihr Büroalltag aus unverständlichen Arbeitsanweisungen, Problembeschreibungen und Beschwerden über nicht eingehaltene Deadlines. Es ist also nicht so, dass Sie freudig erregt sind, wenn Sie dieser E-Mail-Flut über Ihren ein bricht. Nein, viel eher bekommen Sie das Bedürfnis die Zeit zurückzudrehen. Der PC fährt wieder runter, Sie spucken den Kaffee wieder in die Tasse, verlassen im Moonwalk das Büro und krümeln sich daheim wieder ins wohlige Schlafzimmerbett.

Wenn es so einfach wäre. Doch die obskure Entwicklung der technologischen Vernetzung als auch Ihr Chef werden wenig begeistert sein, wenn Sie von heute auf morgen einfach alles abstellen. Pling.

Viele E-Mails sind nicht nur nervig, sondern halten Sie auch vom Arbeiten ab. Und unverrichtete Arbeit löst wiederum eine noch größere E-Mail-Flut sowie andere weitreichende Katastrophen aus. Selbst diverse Experten bezeugen die großen Nachteile der E-Mail-Kommunikation. Gesundheit und Produktivität leiden bei der E-Mail-Flut.

Pling. Damit Sie diese Problematik ein für alle Mal loswerden, geben wir Ihnen einige hilfreiche Tipps mit an die Hand.

Sie haben Post - E-Mail-Flut gelassen bewältigen

Sie haben Post – E-Mail-Flut gelassen bewältigen

„Alle 3 Sekunden erscheint eine E-Mail auf Ihrem Bildschirm. Helfen Sie mit! Werden Sie Teil der Anti-E-Mail-Flut-Initiative“

Ab wann gilt denn eine E-Mail-Flut?

Tja, das ist eine Frage, die man so nicht pauschal beantworten kann. Grundsätzlich gibt es die Aussage, dass mehr als 100 E-Mails am Tag zu viel ist. Dennoch muss von Branche zu Branche und von Stelle zu Stelle anders gedacht werden. Bei manchen Arbeiten zählt das Beantworten von E-Mails zur Hauptaufgabe. Aber in Zeiten von Whatsapp, Facebook und ähnlichem, geht die Flut an Nachrichten weit über die Arbeitszeit hinaus. Dieser „Always-on“- Gedanke findet in heutigen Unternehmen immer mehr Bedeutung und ist eine schwierige Situation für jeden Arbeitnehmer.

  • Regel 1: Kontrollieren Sie Ihren E-Mail-Verkehr! Ist das noch normal?

Je nachdem wo Sie arbeiten, können Menschen unterschiedliche Mengen an Mails ganz verschieden empfinden. Für den einen sind 100 Mails am Tag außergewöhnlich gewöhnlich, für den anderen sind 30 Mails am Tag außergewöhnlich ungewöhnlich. Pling.

Sie sollten aber wissen, dass Menschen immer nur eine begrenzte Aufnahmefähigkeit besitzen. Tausende an Informationen zu verwerten ist die Aufgabe für einen Computer und nicht für einen Menschen bestimmt.

  • Regel 2: Regeln Sie das Cc –Problem und sprechen Sie sich mit Kollegen ab!

Bitten Sie Kollegen und Freunde Sie aus dem E-Mail-Verteiler herauszunehmen, wenn es nicht wichtig ist. Unnütze Nachrichten sind manchmal ganz lustig oder wirklich von Bedeutung, häufig sind diese aber eher nervig und irrelevant. Diese „Cc.“ –Plage ist ein großes Problem. Ständig werden Sie ins Cc gesetzt, sodass man später immer sagen kann: „Von dieser Aufgabe hättest du ja wissen müssen, weil du im Cc warst“. Im besten Fall wird das Cc nur bei äußerster Dringlichkeit verwendet. Es sollte ebenso immer eine Handlungsaufforderung in der Mail stehen, sodass klar ist, dass die Nachricht auch gelesen wurde.

  • Regel 3: Vermeiden Sie die Volksportart Nr.1: Ping-Pong-E-Mailing!

Peter: Du Günter, hast du die „Bahnhof“- Abteilung nach dem „Bahnhof“-Dokument gefragt?

Günter: Was? Ich versteh nur Bahnhof“!

Machen Sie jetzt nicht den Fehler, indem Sie jetzt die nächste Mail hinterher senden:

Peter: Günter, ich habe dir tausend Mal gesagt, „Bahnhof“ bedeutet „Bahnhof“ und das andere „Bahnhof“ bedeutet…

…die einzige Lösung: Greifen Sie zum Telefonhörer!

  • Regel Nr. 4: Vermeiden Sie komplizierte und große Anhänge!

Es gibt nichts Lästigeres als 10 verschiedene Bilddateien im Anhang liegen zu haben. Im schlimmsten Fall besitzen diese nicht einmal eine ausreichende Beschriftung. Das kostet Zeit und Nerven. Verwenden Sie Cloud-Systeme.

  • Regel Nr. 5: E-Mails gebündelt beantworten!

Alter Kaffee, aber guter Kaffee. Um Zeit zu sparen, sollten Sie Aufgaben, wie das Beantworten von Mails, zusammenfassen und mit vollem Fokus einmal am Tag erledigen. Wenn Sie ständig Fenster auf Ihrem PC minimieren, die E-Mail öffnen und sich einlesen müssen, dann werden Sie aus Ihrem Workflow herausgerissen. Sie glauben gar nicht, wie effizient Sie sind, wenn Sie neue E-Mails einfach mal eine Weile „neue E-Mails“ sein lassen.

  • Regel Nr. 6: Setzen Sie einen Leitfaden auf!

Wenn Sie einen Leitfaden verschriftlichen, welcher erklärt, welche Informationen jede E-Mail für ein gutes Verständnis beinhalten muss und welche Informationen weggelassen werden sollten, dann hat jeder Mitarbeiter einen genauen Plan, wie E-Mail-Kommunikation gehalten werden muss.

  • Regel Nr. 7: Benutzen Sie bereits Filter und Ordner-Systeme?

Wenn jede E-Mail ungefiltert und unsortiert direkt in Ihrem Posteingang landet, dann ist es selbstverständlich, wenn Ihr Kopf raucht. Denn wenn Sie jeden Morgen gut gelaunt Ihr Outlook öffnen und sich 30 neue E-Mails hochstapeln, dann neigen sich Mundwinkel innerhalb von Sekunden nach unten. Filtern Sie E-Mails nach Aufgaben, Betreff, Relevanz oder Junk. Je nach Software haben Sie viele Einstellungsmöglichkeiten.

Trennen Sie Ihre To-dos von E-Mails, welche keine Aufgaben beinhalten. So könnten Sie einen Ablage-Ordner erstellen, im welchen nur Mails gesammelt werden, die Ihnen wichtige Informationen über ein bestimmtes Thema liefern.

Denken Sie sich eine Struktur aus, welche zu Ihrem Beruf bzw. E-Mail-Verkehr eignet.

Der kleine Bonustipp: Newsletter austragen!

Tragen Sie sich aus Newslettern aus, die Sie nicht interessieren. Sie haben immer das Recht, sich sofort auszutragen. Nun ist es eher unwahrscheinlich, dass Sie in diese mit Ihrer Arbeitsadresse eingetragen sind, dennoch ist es nicht unmöglich, dass so etwas passiert. Kontrollieren Sie auch, dass Ihnen kein Spam zugesendet wird.

Oft ignorieren wir solche E-Mails, weil wir zu faul sind, Sie abzustellen. Setzen Sie sich einmal eine halbe Stunde hin und schauen Sie, dass Sie keine irrelevanten Werbe-Mails erhalten.

Fazit:

Wenn es Ihnen zu viel wird und alles nichts hilft, sprechen Sie mit Ihrem Chef. Es nützt nichts, wenn Sie überlastet sind und aufgrund der E-Mail-Flut nicht mehr dazu kommen, Ihre eigentlichen Aufgaben zu bewältigen. Pling.

Weitere Informationen

Video:

Downloads:

  • 22 Verhaltensregeln für den effizienten Umgang mit E-Mails

https://www.buero-kaizen.de/download/18-verhaltensregeln-fuer-den-effizienten-umgang-mit-e-mails/

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Frank Weyermann
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