Revisionssicheres Aufbewahren von Dokumenten

Die elektronische Archivierung von Dokumenten ist im Zuge der Digitalisierung in den meisten kaufmännischen Unternehmen schon längst eine etablierte Methode. Mithilfe von bestimmten Dokumentenmanagementsystemen lassen sich alle wichtigen Unterlagen einfach, schnell und sicher aufbewahren. Doch auch bei der elektronischen Archivierung gibt es gesetzliche Vorgaben, die Unternehmen zu beachten haben. Hierbei spielt der Begriff Revisionssicherheit eine wichtige Rolle. Doch was verbirgt sich hinter diesem Wortkonstrukt eigentlich? Welche Dokumente müssen wie archiviert werden und welche Vorgaben gibt es?

Was bedeutet Revisionssicherheit?

Unter Revisionssicherheit wird die revisionssichere Archivierung von elektrischen Dokumenten verstanden. Es handelt sich dabei um Dokumente und Informationen, die aufbewahrungswürdig sowie -pflichtig sind. Elektronische Archive sind gesetzlich dazu verpflichtet bestimmte Anforderungen bei der Dokumentensammlung einzuhalten. Diese Regularien sind im Handelsgesetzbuch (HGB), in der Abgabenordnung (AO) und in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, festgeschrieben. Um zu gewährleisten, dass diese Vorgaben erfüllt werden, setzen viele Unternehmen auf den Einsatz von sogenannten Dokumentenmanagementsystemen. Warum diese bei der Revisionssicherheit eine Unterstützung sind und was sich hinter dem Begriff Dokumentenmanagement verbirgt erfahren Sie unter: http://www.ser.de/produkte-loesungen/dokumentenmanagement.html.

Was wird aufbewahrt?

Laut der Abgabenordnung dürfen mit der Ausnahme von Bilanzen sowie der Gewinn- und Verlustrechnung alle aufzubewahrenden Dokumente auf Datenträgern archiviert und deren Originale vernichtet werden. Dabei müssen bei Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen die archivierten Unterlagen exakt mit dem des Originales übereinstimmen. Bei allen weiteren Unterlagen genügt es, wenn lediglich der Inhalt derselbe ist. Zu den aufzubewahrenden Dokumenten zählen:

  • Arbeitsanweisungen
  • Beschreibungen
  • Buchungsbelege
  • Eröffnungsbilanzen
  • Geschäftsbuchhaltung
  • Handels- und Geschäftsbriefe (Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen etc.)
  • Jahresabschlüsse und Inventare
  • Lageberichte
  • Organisationsrichtlinien
  • Zollanmeldungen
  • Sonstige Unterlagen

Nicht archiviert werden müssen hingegen:

  • Erfolglose Angebote
  • Prospekte
  • Terminkalender
  • Werbebriefe

Wichtige Merkmale bei der revisionssicheren Aufbewahrung von Dokumenten

Die Vorgaben zur Revisionssicherheit durch das HGB lassen sich in zehn Punkten zusammenfassen.

Vorgabe Erklärung
Dokumentation des Verfahrens Das gesamte Archivierungsverfahren sowie sämtliche Änderungen nach der Archivierung müssen protokolliert werden.
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Zu jedem Dokument gibt es eine spezielle Aufbewahrungsfrist. Diese liegt entweder bei sechs oder bei 10 Jahren. Erst nach Ablauf dieser Frist ist es gestattet, die betreffenden Inhalte aus dem Archiv zu löschen.
Nachvollziehbarkeit Die Archivierung der Dokumente muss so durchgeführt werden, dass selbst Dritte sie verstehen könnten.
Nutzung nur durch Berechtigte Jedes einzelne Dokument kann nur mithilfe einer Zugangsberechtigung eingesehen werden. So entscheiden beispielsweise Vorgesetzte, welcher Mitarbeiter welches Dokument einsehen oder gar bearbeiten kann.
Ordnungsmäßigkeit Es muss gewährleistet werden, dass sich alle Dokumente an der für sie festgelegten Stelle befinden und sie somit zeitnah wiedergefunden werden können.
Prüfbarkeit Es muss den berechtigten Personen möglich sein, die Dokumentation nachzuvollziehen. Aus diesem Grund müssen Buchungen beispielsweise durch Belege nachgewiesen werden.
Schutz vor Veränderung und Verfälschung Jedes Dokument muss, zumindest vom Inhalt her, unverändert gegenüber dem Original archiviert werden.
Sicherheit des Gesamtverfahrens Auch im Falle von technischen Änderungen muss sichergestellt sein, dass das Gesamtverfahren nach den gesetzlichen Grundsätzen durchgeführt wird.
Sicherung vor Verlust Es ist sicherzustellen, dass kein Inhalt oder kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder beim Bearbeiten im Archiv verloren geht.
Vollständigkeit Zudem müssen die Inhalte der Dokumente stets vollständig und ohne das Auslassen von Informationen archiviert werden.

 

Sonderfälle

Natürlich gibt es auch bei der elektronischen Archivierung von Dokumenten Sonderfälle. Zu diesen zählen:

  • Elektronische Kontoauszüge
  • Elektronische Rechnungen
  • Elektronisch signierte Dokumente

Elektronischer Kontoauszug: Im kaufmännischen Bereich sind Kontoauszüge aufbewahrungspflichtig. Sprich auch bei elektronischen Auszügen gilt, dass Ausdrucken und Abheften nicht ausreichen. Auch hier ist eine ordnungsgemäße Archivierung des Dokumentes erforderlich. Als Ausnahme gelten jene Auszüge, die mit einer Homebanking-Software runtergeladen wurden. Da diese manuell bearbeitet und verändert werden können, gelten sie als nicht zulässig. In der Regel werden die Originale mittlerweile von den Banken als PDF versendet.

Elektronische Rechnungen: Seit 2011 sind elektronische Rechnungen auch ohne Signatur zulässig und rechtens. Diese müssen gerade wegen des Vorsteuerabzugs im Original archiviert werden. Für das Versenden von elektronischen Rechnungen ohne Signatur müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Der Empfänger muss einverstanden sein
  • Die Rechnung darf nicht bearbeitet werden
  • Die Rechnung muss lesbar sein
  • Die Echtheit der Rechnung muss garantiert sein

Elektronisch signierte Dokumente: Solange technische Anforderungen richtig umgesetzt werden, sind Signaturen mit einer Unterschrift gleichzusetzen. Heutzutage ist dies in Deutschland bei fast allen Dokumenten möglich. Bei der Archivierung muss neben dem Original auch die Signaturdatei aufbewahrt werden.

Einhaltung der Vorgaben werden überprüft

Das Einhalten der durch HGB, AO und GoDB festgeschriebenen Vorgaben wird bei der elektronischen Archivierung durch einen Wirtschaftsprüfer, im Unternehmen selbst, überprüft. Die Revisionssicherheit kann aber auch durch den TÜViT auf Grundlage einer Verfahrensdokumentation zertifiziert werden. Hierbei werden die Kriterien des VOI e.V als Basis verwendet. Allgemeingültige Zertifizierungen für einzelne Softwareprodukte gibt es allerdings nicht. Diese müssen immer beim einzelnen Anwenderunternehmen individuell geprüft werden.

 

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