„Datenschatzinsel“ DMS: Office Manager kann mehr als Dokumente organisieren

In vielen Unternehmen unterschiedlichster Branchen hat sich ein Dokumentenmanagement System (DMS) als fester Bestandteil der täglichen Geschäftsprozesse  etabliert. „Unternehmen sollten die Software aber nicht nur als Ablage- oder Archivierungstool für ihre Dokumente nutzen. Das wäre verschenktes Potenzial. Vielmehr sollten die Informationen aus all den Dokumenten als Unternehmenswert verstanden und genutzt werden“, gibt Harald Krekeler, Entwickler des Office Manager DMS zu bedenken.

Von der Kundenanfrage über die Angebotserstellung bis hin zu Rechnung entstehen im Geschäftsbetrieb vielerlei Daten, die im DMS gespeichert und organisiert werden. Über die Eingabe eines Suchbegriffs stehen sie mit ein paar Mausklicks schnell und einfach zur Verfügung. Office Manager (www.officemanager.de) bietet hierfür sowohl eine Volltextsuche als auch die Möglichkeit, nach Metadaten zu suchen. Eine entsprechende Rechtevergabe in der Zugriffsverwaltung stellt sicher, dass Mitarbeiter ausschließlich die für sie relevanten und freigegebenen Dokumente – und damit auch Daten – einsehen und nutzen können. „Mitarbeiter verschiedener Abteilungen haben somit rasch einen Überblick über notwendige Daten, um – beispielsweise am Frontend – Kunden und Partner bestmöglich betreuen zu können. Aber auch, um etwa auf Führungsebene, auf Basis der vorhandenen Daten und Fakten fundierte unternehmerische Entscheidungen treffen zu können“, verdeutlicht Harald Krekeler noch einmal.

„Datenschatzinsel“ DMS: Office Manager kann mehr als Dokumente organisierenVoraussetzung dafür ist, dass alle Informationen im Unternehmen an einem Ort aufbewahrt werden: E-Mails samt ihrer Anhänge, digitale sowie papiergebundene Dokumente können zentral im Office Manager archiviert werden, statt auf Fileservern, in den einzelnen Mailboxen von Mitarbeitern oder in Papierakten im Keller verteilt zu liegen. „Mit Office Manager meistern Anwender diese Herausforderung problemlos. E-Mails beispielsweise können per Drag&Drop aus dem Mailprogramm in den Office Manager gezogen und dort abgelegt werden. Papierdokumente werden gescannt, automatisch mit Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert“, so Krekeler. Dank Anbindung an den Dokumentenscanner Fujitsu ScanSnap iX500, der übrigens Vorder- und Rückseite gleichzeitig erfasst, ist die Digitalisierung von Papier rasch erledigt: Bis zu 25 Blatt Papier pro Minute schafft der Scanner des japanischen Herstellers.

Aber nicht nur das: Office Manager DMS kann Daten revisionssicher speichern. „Damit ist nicht nur die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von Dokumenten gemeint. Auf Wunsch werden auch Informationen hinterlegt, wer was wann mit diesem Dokument gemacht hat“, erklärt Harald Krekeler. Die Papierkorbfunktion stellt zudem sicher, dass versehentlich gelöschte Dokumente – und damit letztlich auch Daten – wiederhergestellt werden können.


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Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die Archivierungssoftware „Office Manager“ vorgestellt. Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.

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Kategorien: Tools & Consulting

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