Was beim elektronischen Rechnungsversand beachtet werden muss

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Die schriftliche Kommunikation in der Geschäftswelt findet heutzutage fast nur noch elektronisch statt, in erster Linie per E-Mail. Eine große Ausnahme ist jedoch der Versand von Rechnungen. Nur 27% der Unternehmen verschickt Rechnungen über das Internet, wie eine Erhebung des Statistischen Bundesamtes ergab.

Was muss beim elektronischen Rechnungsversand beachtet werden?

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Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln
Ob eine Rechnung auf Papier oder per E-Mail verschickt wird, ist nach der neuen Rechtslage belanglos. Jede Rechnung muss dieselben umsatzsteuerlichen Vorgaben an Authentizität, Integrität und Lesbarkeit erfüllen. Besondere Anforderungen an elektronische Rechnungen gibt es nicht. Allerdings müssen sich Rechnungssteller und -empfänger über den Austausch elektronischer Rechnungen einigen. Hierbei reicht aber schon eine stillschweigende Akzeptanz aus, etwa indem die Rechnung kommentarlos beglichen wird. Einschränkungen bei der Wahl des elektronischen Zustellungsweges oder beim Dateiformat bestehen nicht.

Innerbetriebliches Kontrollverfahren
Für jede Rechnung, ob auf Papier gedruckt oder elektronisch, muss weiterhin die Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts (Authentizität und Integrität) sichergestellt werden. Am einfachsten geschieht dies im Rahmen eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens. Wie bei jeder Rechnung auf Papier kann die Prüfung auf Authentizität und Integrität mit der Prüfung auf sachliche Richtigkeit der Rechnung verbunden werden. Eine zusätzliche Belastung für das Unternehmen entsteht damit nicht.

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    • Pflichtangaben müssen lesbar sein
    Damit eine Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, müssen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten sein, z.B. Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger, Ausstellungsdatum sowie Art und Umfang der erbrachten Leistung. Außerdem muss die Rechnung für das menschliche Auge lesbar sein. Dies gilt für die gesamte Aufbewahrungsdauer. Für Papierrechnungen stellt diese Anforderung kein Problem dar. Bei elektronischen Rechnungen muss beachtet werden, dass meist ein geeignetes Programm zum Anzeigen notwendig ist, etwa ein PDF-Viewer.

    Aufbewahrung
    Elektronische Rechnungen müssen wie Papierrechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden. In dieser Zeit müssen sie jederzeit in ihren Originalzustand zurückversetzt werden können. Daher muss die Rechnung in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurde. Zudem muss während der Aufbewahrungsfrist auch die Lesbarkeit sichergestellt sein. Ein entsprechendes Programm wie ein PDF-Viewer sollte daher ebenfalls während der Aufbewahrungsfrist zur Verfügung stehen. Die Aufbewahrung von Ausdrucken elektronischer Rechnungen ist hingegen nicht zulässig.

    Dokumentationspflichten
    Für elektronische Rechnungen ergeben sich keine erhöhten Dokumentationspflichten. Es gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Danach muss die Verarbeitung der Rechnungsdaten und die Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens dokumentiert werden. Diese Verfahrensdokumentation muss wie die eigentliche Rechnung für 10 Jahre aufbewahrt werden. Eine zusätzliche Belastung durch den elektronischen Rechnungsversand entsteht den Unternehmen damit nicht.

    Frank
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