Wie kleine und mittlere Unternehmen ihr Beschaffungsmanagement optimieren können

Die Messlatte im Beschaffungsmanagement liegt täglich ein Stück höher: Kosten einsparen, effizienter recherchieren – und dabei immer die Total Cost of Ownership (TCO) im Blick. Umso wichtiger ist es, für das gesamte unternehmerische Handeln eine ganzheitliche Denke im professionellen Einkauf zu etablieren. Bei den TCO ist nicht nur der Kaufpreis entscheidend, sondern auch alle während der gesamten Lebensdauer durch das Produkt entstehenden Kosten wie Wartung, Reparatur, Schulungen von Mitarbeitern, Entsorgung etc. Diese sollten in die Kaufentscheidung miteinfließen, noch bevor das jeweilige Produkt gekauft wird. Um dies zu gewährleisten, sind die effiziente Lieferantenrecherche, das strategische Lieferantenmanagement und langfristige Lieferantenbeziehungen der Schlüssel.Wie KMU ihr Beschaffungsmanagement optimieren können

Lieferantenrecherche: Kompetenzen der verschiedenen Suchmaschinentypen ausschöpfen

Ein von Qualität geprägtes, vor allem aber ein schnelles Ergebnis ist das Ziel der professionellen Recherche nach Lieferanten, Herstellern, Händlern und Dienstleistern. Egal ob es dabei um Hintergrundinformationen über Unternehmen, Produkte und Dienstleistungen oder qualifizierte Kontakte geht. Um den Kostenaufwand von vornherein niedrig zu halten, muss die Recherche so effizient wie möglich erfolgen.

Beim Einstieg in die Suche gilt der erste Klick zumeist allgemeinen Suchmaschinen wie Google oder Bing. Diese geben meistens einen grundlegenden Überblick und sind bei der Recherche nach allgemeinen Informationen ein guter Startpunkt. Business-Suchmaschinen hingegen gehen mehr in die Tiefe und sollten immer dann zum Einsatz kommen, wenn ein konkreter Überblick an Lieferanten, Herstellern, Händlern und Dienstleistern bestimmter Branchen benötigt wird. Ein großes Portfolio an Lieferanten und qualifizierten Kontakten bietet beispielsweise die Lieferanten-Suche „Wer liefert was“ unter www.wlw.de. Maßgebliche Schwerpunkte können hier bereits bei der Recherche gesetzt werden: Vielleicht kommen zum Beispiel nur Lieferanten aus dem Bundesgebiet oder expliziten Regionen infrage oder nur Zulieferer, die einen bestimmten Service zum gelieferten Produkt anbieten. Um dahingehend die Kompetenzen beider Suchmaschinentypen genügend ausschöpfen zu können, sollten im Vorfeld messbare Ziele definiert werden:

• Wonach wird gesucht: allgemeine Informationen, qualifizierte Kontakte, definierte Marktübersichten oder ein konkretes Angebot?
• Was soll erreicht werden: konkreter Angebotsüberblick, Kontaktgenerierung, Kenntnis des Produkts?

So ergibt sich einerseits eine wertvolle Zeitersparnis, da nicht auf gut Glück recherchiert wird, andererseits kann durch messbare Ziele die Beschaffungsrecherche stetig optimiert werden – Stichwort: „Effizienz“.

Lieferantenmanagement: Zielführende Strategie im Fokus

Von der Identifikation und ersten Auswahl möglicher Lieferanten, über die Bewertung dieser, bis hin zur nachhaltigen Steuerung und Weiterentwicklung der Geschäftsbeziehung mit ausgewählten Lieferanten: Ziel sollte es immer sein, mit möglichst geringem Kosteneinsatz eine hohe Beschaffungseffizienz und eine nachhaltig sichere und zuverlässige Belieferung für das Unternehmen zu gewährleisten. Das bedeutet einen deutlichen Unterschied beim strategischen Lieferantenmanagement zum rein operativen Abwicklungsprozess, wenn es um die Auswahl und Zusammenarbeit mit Lieferanten, Herstellern, Händlern und Dienstleistern geht. Zur Lieferantenidentifikation gehören die Lieferantenrecherche und die Bewertung des Anbieters. Bei der Bewertung sollten zunächst spezifische Bewertungskriterien festgelegt werden. Idealerweise werden diese für das regelmäßige Controlling direkt am Anfang mit messbaren Kenngrößen hinterlegt: Preise und Zahlungsbedingungen, Qualität der Produkte oder Dienstleistungen, zusätzliche Services und Fachkompetenz, Lieferzeiten und Liefergarantien.

Hilfreich sind hierbei auch Informationen auf den Firmenprofilen, die beispielsweise von der Lieferanten-Suche „Wer liefert was“ zur Verfügung gestellt werden, um ein erstes aussagefähiges Profil zu erstellen. Das Zusammenspiel zwischen der Identifikation und der Bewertung von Lieferanten schafft einen wichtigen Basisüberblick über potenzielle Geschäftspartner. Denn die gebündelten Informationen zeigen nicht nur den günstigeren Preis auf, sondern sind die Grundpfeiler einer potenziell nachhaltigen Geschäftsbeziehung.

Nachhaltige Geschäftsbeziehungen als wichtiger Baustein des Erfolgs

Das effiziente Beschaffungsmanagement hat als wichtiges Glied in der gesamten Wertschöpfungskette direkten Einfluss auf den wirtschaftlichen Erfolg des eigenen Unternehmens. Hinzu kommt, dass ein häufiger Wechsel von Kunden einen finanziellen Unsicherheitsfaktor für den Betrieb darstellen kann. Umso wichtiger ist es, hier für Konstanz zu sorgen und einen Kundenstamm aufzubauen und zu verwalten. So ergab beispielsweise eine Umfrage unter rund 1.700 Einkäufern auf wlw.de im vergangenen Jahr, dass das Preis-Leistungs-Verhältnis, der hohe Qualitätsstandard sowie ein sehr guter Kundenservice die ausschlaggebenden Gründe für eine langfristige Zusammenarbeit sind. Deshalb sollte der Einkauf auch diese Bereiche ausloten und in seinen Entscheidungen miteinbeziehen.

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Frank Weyermann
Betreiber der Seite onlinemarktplatz.de und und Inhaber von die-datenwerkstatt.de.

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Kategorien: Onlinehandel allgemein

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