MS Office-Tools für mehr Übersicht über ihre Einkäufe
Die MS Office-Tools sind ein wichtiges Werkzeug für Unternehmen, aber auch für private Kunden. Beim Shoppen im Internet kann es schnell passieren, dass sie über ihre Einkäufe den Überblick verlieren oder einige ihrer Einkäufe reklamieren wollen. Für diese Zwecke eignen sich die zwei gängigsten Programme am besten: MS Excel und MS Word. Diese beiden MS Office-Tools werden ihnen nachfolgend vorgestellt und hilfreiche Funktionen und Kniffe erklärt. Bei den beiden Programmen handelt es sich um Textverarbeitungsprogrammen. Word bietet Ihnen die Möglichkeit, Texte jeder Art zu verfassen. Excel unterstützt Sie bei Berechnungen und der Verarbeitung sowie bei der Erstellung von Tabellen.
MS Excel
Excel präsentiert Ihnen als Benutzeroberfläche eine Tabelle, in der die gesamte Bearbeitung stattfindet. Die Inhalte der einzelnen Zellen der Tabelle können durch sämtliche mathematische Operatoren miteinander verknüpft werden. Egal, ob für einfache Berechnungen, Finanzmathematik oder die Erstellung von Diagrammen – Excel bietet für die meisten Anwendungen eine vorgefertigte Formatierung.
Die wichtigsten Funktionen
Die meisten von Excel angebotenen Funktionen sind so speziell, dass man sie im Heimgebrauch vernachlässigen kann. Nützliche Funktionen für den Alltag oder eben, um seine online getätigten Einkäufe nicht nur im Blick zu haben, sondern auch zu berechnen oder gegenzurechnen, sprich eine Art Bilanz zu erstellen, sind grundlegende Rechenoperationen wie
- Addition
- Subtraktion
- Multiplikation
- Division
von Zellen. Über den Formeleditor können die Zellen auch durch aufwendige, komplexe Funktionen verknüpft werden. Mathematische Operatoren wie Wurzelziehen, Quadrieren u.ä. können sie ebenfalls aus der internen Datenbank abrufen.
Verknüpfungen können dabei nicht nur zwischen Zellen innerhalb eines Tabellenblattes erstellt werden. Sie können durch die Verwendung von Funktionen auch auf andere Tabellenblätter oder sogar ganz andere Excel-Dokumente verweisen.
Erstellung von Diagrammen und Schaubildern
Excel unterstützt die Darstellung von Daten in Diagrammen und Schaubildern. Sie müssen lediglich die Datenreihe(n) vorgeben und können danach zwischen mehreren Diagrammtypen wählen. Dies empfiehlt sich, wenn sie die Beträge all ihre Rechnungen eines Monats auch optisch und nicht nur als Zahlen sehen möchten. So können sie auch mehrere Monate miteinander vergleichen. In der weiteren Bearbeitung können Sie die Diagramme auch weiter anpassen. Achsenbeschriftungen, Überschriften, Farben und Funktionen können geändert und neu erstellt oder gelöscht werden. Sollten Sie einmal versehentlich wichtige Daten löschen, gibt es Programme, mit denen Sie diese wiederherstellen können.
Bedingte Zellformatierung
Zur besseren Übersicht der Tabellen und Dokumente bietet Excel die bedingte Formatierung an. Sie können Zellen in Abhängigkeit von Inhalten einfärben, vergrößern oder verändern. Im Unterschied zur normalen Einfärbung von Zellen und Text passt sich diese Formatierung den Werten in der Zelle an. So können z.B. negative Zahlen rot eingefärbt und positive Zahlen schwarz eingefärbt werden; alternativ färben sie ihre durchgeführten Überweisungen grün und die noch ausstehenden rot ein.
Durch die intensive Auseinandersetzung mit den Möglichkeiten von MS Excel können ganze Arbeitsprozesse automatisiert und vereinfacht werden. Für Selbständige bieten sich Tools an, mit denen ganz einfach Rechnungen erstellt werden können. Auch wer Angst davor hat, etwas nicht richtig zu machen, sollte sich nicht scheuen, diesen neuen Weg einzuschlagen. Es gibt spezielle Versicherungen, die genau vor solchen Fehlern schützen. So bietet das Internetportal www.exali.de beispielsweise verschiedene Versicherungskonzepte im IT-Bereich für Dienstleistungen und freie Berufe an.
MS Word
Word bietet dem Nutzer Unterstützung bei der Verarbeitung und Erstellung von Texten. Neben Schriftgröße, -farbe und -art gibt es zahlreiche Hilfestellungen bei der Formatierung. Sollten sie Produkte reklamieren wollen, ist Word ein gutes Tool, um Briefe zu verfassen oder auch nur, um eine Vorlage zu erstellen.
Ein Dokument beginnen
Im neuen Dokument müssen zuerst die Rahmenbedingungen angepasst werden. Wenn nichts geändert wird, startet das Dokument mit der Standardeinstellung. In der Regel ist das DIN A4, Hochformat, Arial, Schriftgröße 11. Diese Formatierung reicht aber oft nicht aus. Word bietet Ihnen jedoch die Möglichkeit, ihr Dokument individuell anzupassen.
Die grundlegenden Funktionen dabei sind:
Seitenlayout: Einstellung der Seitenränder, Quer-/Hochformat, Anzahl der Spalten auf der Seite, Größe des Blattes
Formatierung des Schriftbildes: linksbündig, rechtsbündig, zentriert, Blocksatz
Formatierung von Überschriften: Anpassung der Schriftgröße und -art und ggfs. Sortierung in einem Inhaltsverzeichnis
Einstellung von Schriftart, -größe und -farbe
Anpassung des Schriftstils für Hervorhebungen u.ä.: fett, kursiv, unterstrichen
Um dem Dokument eine Struktur zu verpassen, kann auf viele voreingestellte Formatierungen zurückgegriffen werden. So können Sie mit wenigen Klicks Kopf- und Fußzeilen, Aufzählungen, Seitenzahlen und Weiteres einfügen.
Lange Dokumente
Bei längeren Dokumenten wird eine ordentliche Gliederung unentbehrlich. Word bietet Ihnen dafür eine fast automatisierte Formatierung für einzelne Kapitel und Abschnitte an. Über verschiedene Überschriften können Kapitel und Abschnitte direkt in einem Inhaltsverzeichnis zusammengefasst werden. Durch die Einbindung von Hyperlinks, Querverweisen und Fußnoten wird Ihnen die Möglichkeit geboten, innerhalb des Dokuments, aber auch direkt zu Seiten im Internet zu springen.
Formatvorlagen
Für einige im Alltag häufig benötigte Dokumente bietet Word vollständige Formatvorlagen. So findet sich in der internen Datenbank z.B. eine Briefvorlage. Briefkopf, Adresszeile und weitere Felder sind bereits in der üblichen Formatierung vorgegeben und müssen nur noch ausgefüllt werden.
Bei diesen Vorlagen findet man unter anderem Briefe, Faxe, Berichte oder Lebensläufe. Die Vorlage kann direkt bei der Erstellung eines neuen Dokuments ausgewählt werden.
