Geschäftsreisen genau angehen – das Reisekostenrecht ab 2014

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Zu einer Geschäftsreise im Ausland gehört, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu kennen und sich keine Fehler zu leisten, welche womöglich das Geschäft gefährden würden. Dabei fällt es trotz guter Informationsbasis und Richtlinien nicht immer leicht, sich ganzheitlich daran zu binden – man versucht, mit individuellen Anpassungen seine Kompetenz hervorzuheben, dabei begibt man sich damit direkt auf das Abstellgleis der Kommunikation. Weitere Problemfelder betreffen aber auch den Umgang mit deutschen Gesetzen, Mahlzeiten vor Ort und andere Dinge, die gewöhnlich zu Streit oder Diskussionen führen.

Geschäftsreisen genau angehen – das Reisekostenrecht ab 2014
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Ab 2014 gilt ein neues Reisekostenrecht – wir zeigen Ihnen auf, was sich alles ändert.

Fahrtkosten, Erste Tätigkeitsstätte und Co.

  • Nach § 9 Abs. 4 EStG n.F. kommt der ersten Tätigkeitsstätte von nun an eine zentrale Bedeutung zu. Sie wird gegen die regelmäßige Arbeitsstätte ausgetauscht und definiert genau, welche Regelungen zur Anwendung kommen. Ob dies nun die Entfernungspauschale mit der 0,03er-Regelung ist oder Reisekosten maßgeblich sind, hängt von mehreren Faktoren ab. Reisekosten gelten mit Fahrtkosten, Kosten für Verpflegung, Übernachtung sowie Reisenebenkosten als Betriebsausgaben beziehungsweise Werbungskosten und können demnach steuerlich geltend gemacht werden. Hiernach muss für Fahrten zwischen weiteren Tätigkeitsstätten als der ersten Tätigkeitsstätte ein pauschaler Kilometersatz angelegt werden oder alternativ der tatsächliche Kostenaufwand. Unterlassen Sie als Arbeitgeber eine Zuordnung der Arbeitsstätten, dann werden quantitative Kriterien zur Bewertung angesetzt. § 9 Abs. 4 Satz 4 EStG n. F. regelt hier Näheres.
  • Beim Verpflegungsmehraufwand gilt für eintägige Auswärtstätigkeiten über acht Stunden Abwesenheit eine Pauschale von zwölf Euro, bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten jeweils zwölf Euro für die Reisetage sowie eine Pauschale von 24 Euro für volle Kalendertage. Aufzeichnungen entfallen, Pauschalen können demnach unabhängig von tatsächlich gegebenen Reisezeiten angesetzt werden. Geht es ins europäische Ausland, kann man über spezielle Suchflugmaschinen wie www.fluege.de die Angebote finden, die das Reisebudget schonen und dennoch die benötigte Flexibilität geben.

Voraussetzungen

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    • Man nimmt bei einem unbefristetem Arbeitsverhältnis generell an, dass die erste Tätigkeitsstätte demnach gegeben ist. Ebenso kann dies speziell für die Dauer der Tätigkeit gelten sowie für einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus, wenn man an der Tätigkeitsstätte aktiv ist. Begrenzt ist sie jedoch auf ein Dienstverhältnis, sodass der Arbeitgeber bestimmen muss, welche Tätigkeitsstätte wirklich als Erste gilt. Anderenfalls geht man her und nimmt die Tätigkeitsstätte, die am nächsten zur Wohnung des Arbeitnehmers liegt. Selbst Studenten sind ab dem 01.01.2014 in der Lage, Fahrten zur Universität im Rahmen der Entfernungspauschale steuerlich geltend zu machen.

    Frank
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