Möglichkeiten und Gefahren der Online-Rechnungslegung

Das E-Commerce hat der Online-Rechnung zum endgültigen Durchbruch verholfen. Heute versenden die Shops wie selbstverständlich eine digitale Version der Rechnung nach erfolgter Bestellung und legen die Papierausgabe der eigentlichen Lieferung bei. Auch andere Unternehmen haben die Vorzüge erkannt, die ihnen die Online-Rechnungslegung bieten kann. Es gibt jedoch gewisse Gefahren, derer man sich bewusst sein sollte.

Schnell, immer verfügbar und automatisiert: Vorteile der Online-Rechnung
Online-Rechnungen können entweder mit einer Software erstellt und dann in einer Netzumgebung abgelegt und hier auch verschickt werden oder sie werden direkt in einer Cloud-Umgebung geschrieben.

Im Gegensatz zur klassischen Fakturierung, die offline im Büro stattfindet, bieten beide Varianten einige große Vorteile. Wer etwa bei einem Kundentermin ist kann z.B. seine Rechnungen mit pactas.itero verwalten. Die Zeiten, in denen sich ein Kundendienst-Mitarbeiter erst einmal umfassende Notizen machen musste, die anschließend im Büro zu übertragen waren, sind mit einer derartigen Software vorbei.

Möglichkeiten und Gefahren der Online-Rechnungslegung

Möglichkeiten und Gefahren der Online-Rechnungslegung
Bildquelle: Crestock.de

Wird die Online-Rechnung direkt in der Cloud-Umgebung erstellt, ist sie zudem jederzeit mit einem passenden Endgerät verfügbar. Es ist möglich, ältere Rechnungen zu kontrollieren, diese von Zuhause aus zu verfassen oder auch unterwegs im Zug oder beispielsweise am Flughafen. Die Zeiteinteilung wird auf diese Weise optimiert. Zudem fällt auch die Buchhaltung leichter, weil die Rechnungen stets in die digitaler Form abrufbar sind und der Cloud-Anbieter für die Datensicherheit Sorge trägt.

Bei einer passenden Software, mit der die Rechnung gelegt wird, kommt ein weiterer Vorteil hinzu: Ein Großteil der Rechnung wird automatisch erstellt, weil nur bestimmte Kunden und Produkte bzw. Dienstleistungen ausgewählt werden müssen. Für einen Kundendienst ist es so z.B. möglich, mit einem Tablet und der passenden Applikation beim Kunden Zuhause bereits die komplette Rechnung zu erstellen und diesem direkt per Mail zu schicken.

Gesetzliche Hürden beseitigt 
Es muss bei der Erstellung der Online-Rechnung darauf geachtet werden, dass der Gesetzgeber Anforderungen daran stellt, welche Inhalte unbedingt mindestens in einer Rechnung enthalten sein müssen, damit diese Gültigkeit hat.

Lange Zeit wurde die Erstellung von Online-Rechnungen dadurch erschwert, indem die Elektronischen Rechnungen mit digitalen Signaturen versehen werden mussten. Doch diese Hürde wurde durch die Neufassung von § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz aus dem Weg geräumt.

Lesenswert ist diesbezüglich dieser Artikel von akademie.de.

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Frank Weyermann
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Kategorien: Onlinehandel allgemein

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