Projektstrukturplan nach Vorlage – einfach erstellen, effizient arbeiten

Das Erstellen eines Projektstrukturplans zählt zu den zentralen Aufgaben des Projektmanagements. Er hat sich in den meisten Unternehmen mit der Etablierung des modernen Projektmanagements in den 1960er Jahren als wesentliches Instrument zur gezielten und effizienten Umsetzung von Ideen durchgesetzt.

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Mehr als Orientierung: Projektstrukturplan nach Vorlage nutzen

Um Projekte erfolgreich umzusetzen, benötigt man einen Plan, der alle wesentlichen Komponenten von Aufwand bis zu Abgabeterminen und Materialeinsatz übersichtlich erfasst. Die visuelle Darstellung erlaubt einen Überblick über das Gesamtprojekt inklusive der Darstellung einzelner Teilschritte. So ist zu jedem Zeitpunkt eine Orientierung möglich: Das bereits Geschaffte ist genauso zu erkennen wie die noch zu erledigenden Aufgaben. Selbst ein Nachjustieren ist möglich.

Es gibt verschiedene Modelle, nach denen Projektstrukturpläne aufgestellt werden. Erfasst sind sie mit ihrer Terminologie in den Projektmanagement-Normen DIN 69900. Gängig sind die funktions-, objekt- und zeitorientierte Gliederung von Vorhaben. Mischformen sind zulässig. Im Vordergrund sollte jedoch immer der praktische Ansatz mit leichter Lesbarkeit und Orientierung stehen. Sinnvoll ist es, Modellvorgaben zu nutzen. Man kann eine Projektstrukturplan Vorlage verwenden, um bereits die Planung sicher und effizient zu gestalten. Templates und vorgegebenes Design unterstützen bereits beim Entwickeln der Struktur. Auf diese Weise behält man die Übersicht und kann außerdem nichts vergessen.

Projektplanung als zentrale Aufgabe

Ein Plan geht schon immer allen Vorhaben voraus. Das gilt wohl seit Beginn der Menschheit. Im Zuge des Fortschritts, mit der aufkommenden Industrialisierung, Technisierung und Digitalisierung nahm die Komplexität der Aufgaben zu. So wurden in den 1950er Jahren im Zusammenhang mit Rüstungs- und Raumfahrtvorhaben in den USA Methoden, Mittel und Verfahren zur Planung und Steuerung entwickelt. Diese Netzplantechnik, die sich an der Darstellung von Schaltkreisen orientiert, kann als Vorläufer des Projektmanagements und der Projektstrukturpläne gesehen werden.

Heute wird diese Art der Planung sowohl von Unternehmen aller Größenordnungen als auch im individuellen Bereich genutzt. Die Visualisierung hat dabei mehrere Funktionen. Sie ermöglicht das Einschätzen der Machbarkeit und die Ressourcenplanung. Sie erlaubt eine Strukturierung der Aufgabe und bietet damit die Chance, Lösungen zu finden. Die Visualisierung von Teilaufgaben ist Kontrolle und Motivation in einem. Dabei kann die Planung als Top-to-Down vom Ganzen zum Detail aufgeschlüsselt werden oder umgekehrt, als Bottom-Up, ausgehend vom Detail zum Ganzen führen.

Alles erfasst und auf einen Blick sichtbar

Das Erstellen eines Projektstrukturplans hat viele Vorteile. Zum einen ist es die erste Prüfung der Idee. Hat sie Potenzial und lohnt sich der Aufwand? Ressourcen, personelle Kapazitäten und Dauer können besser eingeschätzt werden. Durch diese Faktoren ist eine Risikobewertung möglich. Ein anderer Aspekt ist die Teamplanung. Der Projektstrukturplan erleichtert die Kommunikation und ist das zentrale Element der Steuerung.

Das konkrete Definieren einzelner Aufgaben und die verbindliche Zuordnung regelt Verantwortlichkeiten und schafft Sicherheit bei der Terminierung. Die regelmäßige Kontrolle von Teilzielen ist möglich und Transparenz auf jeder Ebene gegeben. Abhängigkeiten werden für alle Mitarbeiter oder den Einzelnen sichtbar dargestellt. Das schafft ein Bewusstsein für die Gesamtaufgabe. Bei der Formulierung der Teilschritte ist Präzision gefragt. Die einzelnen Aufgabengebiete sollten strikt voneinander abgegrenzt sein. Das sichert Effizienz, setzt Expertenwissen gezielt ein und ist auch relevant, wenn es um die Verantwortlichkeit geht. Die Einmaligkeit einer Aufgabe sorgt dafür, dass Aufgaben nicht mehrfach vorkommen. Die hierarchische Anordnung in einem Diagramm bildet den klaren Aufbau ab.

Vom Ziel zu den einzelnen Teilschritten – von den Teilschritten zum Ziel

Unabhängig von der Methode ist das Design immer hierarchisch organisiert. Das entspricht der Komplexität und erleichtert gleichzeitig das Erfassen des Gesamtbildes und vor allem das Verständnis für die Zusammenhänge. Um Klarheit zu schaffen, sollten grundsätzliche Ziele benannt werden und keine Aktivitäten. Diese haben eine untergeordnete Funktion. Die Ergebnisse zählen. Darum ist es sinnvoll, mit Substantiven zu arbeiten, um „Meilensteine“ (Teilziele) konkret zu erfassen.

Eine Vorlage zum Erstellen eines Projektstrukturplans unterstützt beim gedanklichen Durchdringen und beim Strukturieren der Vorgänge und deren Erfassen in Teilzielen. Sie diszipliniert und ist gleichzeitig eine Hilfestellung. Das erleichtert Vorarbeit, Steuerung und Abrechnung enorm. Ein vereinfachter Projektstrukturplan kann in der Vorbereitung von Projekten als Grundlage einer Präsentation dienen. In erweiterter Form übernimmt er auch Funktionen der Steuerung. Ob man vom Ziel ausgehend einzelne Teilschritte aufschlüsselt oder die Meilensteine zum Gesamtergebnis hinführt, hängt vom Projekt ab. Generell sind beide Formen möglich. Liegen bereits Erfahrungen mit ähnlichen Projekten vor, wird die erste Methode favorisiert. Geht es um Neuentwicklungen, hat die zweite, von den Teilschritten ausgehende, Vorteile.

Objekt, Aufgabenteilung, Zeit

Nach dem Projektstrukturplan-Code werden alle Elemente exakt benannt. Vorlagen bieten eine perfekte Orientierung für die schnelle Zuordnung. Die einzelnen Projektstrukturebenen werden einfach benannt und gegebenenfalls zusätzlich durchnummeriert. Damit ergibt sich eine klare Übersicht, die es auch ermöglicht ein Projekt mit einem anderen zu koppeln oder zu vergleichen. Das Objekt bzw. das Ziel werden eindeutig formuliert. Die Aufgaben müssen so aufgeschlüsselt werden, dass sie klar funktional geordnet zum Ziel führen. Die Ablaufstruktur kann von der Terminierung getrennt werden. Es ist aber auch möglich, die zeitliche Limitierung zu erfassen und zum Beispiel Abgabedaten und Fristen zu integrieren. Ein unnötiges Aufblähen des Projektstrukturplans sollte vermieden werden. Der Projektstrukturplan konzentriert sich tatsächlich auf Ziel und abrechenbare Teilziele. So bleibt die Übersicht gewahrt und der Projektstrukturplan ein sinnvolles Instrument.

Mit einem Plan fängt alles an: Projektstrukturplan-Vorlagen nutzen

Es lohnt sich, bei der Erstellung eines Projektstrukturplans eine Vorlage zu nutzen. Hier liegen bereits gebündelte Erfahrungen vor. Die Planung selbst kann dadurch effizienter gestaltet werden. Der Prozess lässt sich straffen. Das Ergebnis ist professioneller. Vorlagen eignen sich als Basis für Folgeprojekte. Sie können auch dazu dienen, Standards zu definieren. Projektdefinition, Durchführung und Abschluss werden mit Vorlagen rascher erfasst. Ein PM-Tool wie der Projektstrukturplan(PSP)als Vorlage lässt sich immer wieder modifizieren und variieren. Damit kann passgenau gearbeitet werden. Werden Projekte sauber geplant und bewusst gesteuert, lassen sich Chancen besser erkennen, Risiken vermeiden und Ziele in gewünschter Qualität und Zeit innerhalb des Budgets umsetzen.