Die korrekte Erstellung von Belegen gehört zu den zentralen Aufgaben eines jeden Unternehmens. Fehler bei der Erstellung von Dokumenten können nicht nur rechtliche Probleme nach sich ziehen, sondern auch das Vertrauen der Kunden beeinträchtigen und im schlimmsten Fall zu finanziellen Verlusten führen. Um dies zu vermeiden, muss man häufige Fehler (er)kennen und vermeiden. In diesem Artikel werden die häufigsten Fehler bei der Rechnungsstellung vorgestellt und umfassend erläutert, wie man diese Fehler vermeidet, um eine fehlerfreie und rechtlich konforme Abrechnung zu gewährleisten.

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Pflichtangaben

Fehlende oder unvollständige Pflichtangaben auf Rechnungen führen regelmäßig zu Beanstandungen durch das Finanzamt. Jede Rechnung unterliegt bestimmten gesetzlichen Vorgaben, die vollständig erfüllt sein müssen, um steuerrechtlich anerkannt zu werden. Werden diese Vorgaben nicht eingehalten, drohen rechtliche und finanzielle Konsequenzen. Besonders problematisch ist dies bei Betriebsprüfungen oder im Rahmen des Vorsteuerabzugs.

Folgende Angaben müssen zwingend enthalten sein:

• • Name und vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers
  • Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
  • Fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig und eindeutig vergeben wird
  • Datum der Ausstellung der Rechnung
  • Leistungszeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung bzw. Leistung
  • Genaue Bezeichnung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
  • Menge und Art der gelieferten Waren bzw. Umfang und Art der Dienstleistung
  • Netto-Betrag und anzuwendender Umsatzsteuersatz
  • Entgelt sowie der darauf entfallende Steuerbetrag

Diese Angaben müssen vollständig und korrekt aufgeführt sein, um die Nachvollziehbarkeit der Transaktionen sicherzustellen. Eine lückenlose Dokumentation wird durch eine fortlaufende und systematisch vergebene Rechnungsnummer zusätzlich gestützt.

Fehler bei der Berechnung der Umsatzsteuer

In Deutschland gibt es zwei Mehrwertsteuersätze: den regulären Satz von 19 % und den ermäßigten Satz von 7 %, der für bestimmte Waren und Dienstleistungen gilt. Ein Fehler bei der Auswahl des falschen Steuersatzes kann zu erheblichen Problemen führen, da das Finanzamt eine fehlerhafte Berechnung nachträglich korrigieren wird, was oft zu Nachzahlungen führt.

Der richtige Steuersatz muss je nach Art der Ware oder Dienstleistung korrekt angewendet und steuerbefreite Lieferungen oder Leistungen berücksichtigt werden. Zudem müssen Dokumente, bei denen der Kunde von der Umsatzsteuer befreit ist (z. B. bei innergemeinschaftlichen Lieferungen), die entsprechenden Hinweise und Nachweise enthalten. Unternehmen, die häufig internationale Geschäfte abwickeln, müssen darauf achten, dass sie auch die richtigen steuerrechtlichen Regelungen für grenzüberschreitende Lieferungen anwenden. Ein weiterer Fehler besteht darin, nicht zu überprüfen, ob alle steuerpflichtigen und steuerfreien Positionen korrekt aufgeschlüsselt und berechnet sind.

Unklare oder fehlende Zahlungsbedingungen

Unklare oder fehlende Zahlungsbedingungen sind ebenfalls häufige Fehler bei der Abrechnung. Diese können zu Verwirrung bei den Kunden führen und im schlimmsten Fall dazu, dass Zahlungen verspätet oder nicht korrekt geleistet werden. Deswegen müssen auf jedem Dokument klare und präzise Zahlungsbedingungen angegeben werden. Dazu gehören die genaue Zahlungsfrist, die akzeptierten Zahlungsmethoden und gegebenenfalls auch Informationen über mögliche Skonti oder Rabatte.

Unternehmen sollten unbedingt auch die Folgen einer verspäteten Zahlung angeben, wie z. B. Mahngebühren oder Verzugszinsen, um die Kunden zur rechtzeitigen Zahlung anzuregen. Fehlen diese Informationen oder sind sie unklar formuliert, können Kunden Schwierigkeiten haben, ihre Zahlungen korrekt und rechtzeitig zu leisten.

Ein weiterer Aspekt, der oft übersehen wird, ist die Vereinbarung von Zahlungsmodalitäten bei Teilzahlungen oder Ratenzahlungen. Solche Bedingungen sollten klar und transparent festgehalten werden, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.

Falsche oder fehlende Nummer

Die Nummer ist eine der wichtigsten Angaben auf einem Beleg, die sowohl für die interne Verwaltung als auch für steuerrechtliche Zwecke erforderlich ist. Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass jedes Dokument eine fortlaufende und einmalige Nummer erhält. Fehler bei der Vergabe der Nummer können zu schwerwiegenden Problemen bei der Buchhaltung und Steuerprüfung führen.

Eine lückenlose und fortlaufende Nummerierung stellt sicher, dass jedes Dokument eindeutig identifiziert werden kann. Unternehmen sollten ein systematisches Verfahren einführen, um Missverständnisse oder doppelte Bezeichnungen zu vermeiden. Darüber hinaus sollte sichergestellt werden, dass keine Rechnungsnummer fehlt, da dies in der Regel bei einer Prüfung vom Finanzamt bemängelt wird. Um Lücken zu vermeiden, ist es am einfachsten, wenn man die automatische Rechnungsstellung einer speziellen Software überlässt.

Fehler bei der Nutzung von Rechnungssoftware

Der Einsatz von Software zur Rechnungsstellung bietet viele Vorteile, insbesondere im Hinblick auf die Automatisierung und Fehlervermeidung. Aber auch bei der Nutzung von Abrechnungslösungen können Fehler auftreten, wenn diese nicht korrekt eingerichtet oder nicht regelmäßig aktualisiert wird. Viele Unternehmen verwenden Lösungen, um die Umsatzsteuer automatisch zu berechnen, fortlaufend Nummern zu vergeben und alle relevanten Pflichtangaben zu überprüfen. Wenn jedoch die Steuersätze nicht richtig konfiguriert sind oder das System aufgrund von veralteten Versionen nicht mit den neuesten rechtlichen Anforderungen übereinstimmt, können Fehler auftreten, die zu fehlerhaften Dokumenten führen.

Ab 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland für viele Unternehmen verpflichtend, was die Notwendigkeit, auf digitale Lösungen umzusteigen, weiter verstärken wird. Um diese Risiken zu minimieren, sollten Unternehmen ihre Programme regelmäßig auf Updates und korrekte Konfigurationen überprüfen.

Ebenso wichtig ist es, dass die Mitarbeiter, die diese nutzen, ausreichend geschult sind, um Fehler bei der Eingabe von Daten zu vermeiden. Spezielle Rechnungssoftware bietet umfassende Funktionen zur Verwaltung von Abrechnungen und sorgt für die Einhaltung aller steuerrechtlichen Anforderungen. Sie ermöglicht die automatische Berechnung der Umsatzsteuer, erstellt E-Dokumente im gesetzlich vorgeschriebenen Format und bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche zur Archivierung und Verwaltung von Belegen.

Unzureichende Archivierung

Ein häufig übersehener, aber entscheidender Aspekt der Abrechnung ist die ordnungsgemäße Archivierung von Dokumenten. Nach den deutschen steuerrechtlichen Vorschriften müssen Belege für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden.

Eine unzureichende oder unorganisierte Archivierung führt dazu, dass Unternehmen im Falle einer Betriebsprüfung nicht in der Lage sind, die notwendigen Dokumente vorzulegen, was rechtliche Probleme und möglicherweise auch finanzielle Strafen zur Folge hat. Die Lösung ist simpel: ein strukturiertes Archivierungssystem implementieren, das physische und digitale Belege umfasst.

Rechnungssoftware bietet oftmals integrierte Funktionen zur sicheren und gesetzeskonformen Archivierung, die den Zugriff auf Dokumente erleichtern und die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten gewährleisten. Viele Programme haben eine schnelle und effiziente Suchfunktion, damit man direkt nach den entsprechenden Rechnungsnummern, Empfängern oder anderen Werten suchen kann.