E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Unternehmen jetzt wissen und umsetzen müssen
Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich in Kraft. Diese gesetzliche Regelung betrifft alle Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte im Inland und umfasst sowohl den Versand als auch den Empfang von Rechnungen. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse und IT-Systeme rechtzeitig anzupassen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Das IT-Beratungshaus KPS AG hat dazu drei praktische Tipps zusammengestellt, die zeigen, worauf es bei der Umstellung auf E-Rechnungen ankommt.
Inhaltsverzeichnis

E-Rechnungspflicht: Übergangsfristen und Anforderungen
Die E-Rechnungspflicht schreibt die ausschließliche Nutzung digitaler Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung vor. Bis Ende 2026 sind jedoch noch Papierrechnungen, einfache PDF-Dateien oder gültige EDI-Formate erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2028 fallen sämtliche Ausnahmen weg, sodass ausschließlich elektronische Rechnungen in standardisierten Formaten verwendet werden dürfen.
Um diese Anforderungen zu erfüllen, sollten Unternehmen frühzeitig ihre Rechnungsprozesse analysieren und auf digitale Formate umstellen. ERP-Systeme wie SAP benötigen spezifische Anpassungen, um elektronische Rechnungen korrekt zu verarbeiten und zu versenden.
Automatische Validierung: Ein Schlüssel für fehlerfreie Rechnungen
Die automatische Validierung von Rechnungen ist essenziell, um Fehler und Verzögerungen zu vermeiden. Eingehende Rechnungen müssen auf formale Korrektheit, vollständige Pflichtfelder und inhaltliche Richtigkeit geprüft werden. Moderne Softwarelösungen bieten häufig standardisierte Prüfmechanismen, die jedoch individuell erweitert werden können.
Unternehmen profitieren von spezialisierten Drittanbieterlösungen, die leistungsstarke Validierungsfunktionen bieten und sich nahtlos in bestehende Systeme wie SAP integrieren lassen.
Revisionssichere Archivierung: Compliance sicherstellen
Eine revisionssichere Archivierung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch für die lückenlose Nachvollziehbarkeit von Rechnungen notwendig. Manipulationssichere Speicherlösungen wie der SAP Content Server können durch spezialisierte Archivierungslösungen ergänzt werden, um den hohen Anforderungen gerecht zu werden.
Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wird durch die Integration standardisierter Schnittstellen erleichtert. Automatisierte Archivierungsprozesse minimieren zudem Fehler und steigern die Effizienz.
Künstliche Intelligenz: Innovation im Rechnungswesen
Künstliche Intelligenz (KI) eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten, um repetitive Aufgaben im Rechnungswesen effizienter zu gestalten. KI kann historische Daten analysieren, automatische Kontierungen durchführen und Steuersätze überprüfen.
Ein weiterer Vorteil liegt in der Fähigkeit, Daten aus unstrukturierten Formaten wie PDFs zu extrahieren und den richtigen Buchungskonten zuzuweisen. Diese Technologien erleichtern die Umsetzung der E-Rechnungspflicht und bieten zusätzliche Vorteile, etwa bei der automatisierten Beantwortung von Lieferantenanfragen oder der Einhaltung von Dokumentationspflichten.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht stellt Unternehmen vor Herausforderungen, bietet aber auch Chancen zur Digitalisierung und Automatisierung. Eine rechtzeitige Anpassung der Prozesse sowie der Einsatz moderner Softwarelösungen mit KI-Funktionen, automatischer Validierung und revisionssicherer Archivierung sind entscheidend, um die gesetzlichen Vorgaben effizient umzusetzen.
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