Aufbewahrungspflicht für Unternehmen: Gesetzliche Vorgaben und Fristen für Dokumente
In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt entscheiden sich immer mehr Unternehmen, Papierdokumente durch digitale Formate zu ersetzen. Trotz dieses Trends sind Firmen jedoch weiterhin dazu verpflichtet, bestimmte Dokumente in Papierform aufzubewahren. Die Nürnberger erläutert, welche Dokumente aufbewahrungspflichtig sind, wie lange sie archiviert werden müssen und welche gesetzlichen Vorgaben dabei zu beachten sind.
Inhaltsverzeichnis
Welche Dokumente müssen Unternehmen aufbewahren?
Für viele Unternehmen gehört die Archivierung von Dokumenten zur täglichen Praxis. Im Verlauf der Jahre sammeln sich zahlreiche Unterlagen an, doch nicht alle müssen tatsächlich aufbewahrt werden. Nach Steuer- und Handelsrecht sind buchführungspflichtige Betriebe, wie Kapital- und Personengesellschaften, verpflichtet, alle für die Besteuerung relevanten Aufzeichnungen zu archivieren. Dazu zählen unter anderem:
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- Handelsbücher
- Inventare
- Lageberichte
- Bilanzen
- Buchungsbelege
- Geschäftsbriefe wie Rechnungen oder Auftragsbestätigungen
Die Archivierungspflicht kann je nach Branche und Unternehmensform variieren. Unternehmen sollten sich daher genau über die für sie geltenden Vorschriften informieren.
Aufbewahrungsfristen: Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen sind abhängig von der Art des Dokuments. Im Allgemeinen gelten die folgenden Fristen:
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- 10 Jahre für Handelsbücher, Arbeitsanweisungen, Eröffnungsbilanzen und Rechnungen
- 8 Jahre für Buchungsbelege (bei Unternehmen, die nicht durch die BaFin beaufsichtigt werden, ab 2025)
- 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Steuerunterlagen
Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte, und endet nach Ablauf des festgelegten Zeitraums am Jahresende. Ein Bankbeleg von 2014 muss demnach bis zum 31.12.2024 aufbewahrt werden. Bei Verträgen startet die Frist hingegen erst nach Beendigung der Vertragslaufzeit.
Aufbewahrung im Original oder digital: Was ist Pflicht?
Einige Unterlagen müssen zwingend im Original vorgehalten werden. Dazu zählen:
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- Jahresabschlüsse
- Eröffnungsbilanzen
- Amtliche Urkunden
Diese Dokumente sollten vor äußeren Einflüssen wie Feuer oder Feuchtigkeit geschützt und dauerhaft lesbar sein. Thermopapier, das schnell verblasst, sollte zur Sicherheit als Kopie auf normalem Papier zusätzlich archiviert werden. Andere aufbewahrungspflichtige Dokumente, wie Handelsbriefe und Eingangsrechnungen, dürfen jedoch digital in Form von Scans archiviert werden, sofern diese dem Originalbild entsprechen. Für weitere Dokumente, wie Buchungsbelege oder Handelsbücher, reicht eine inhaltliche Wiedergabe.
Was tun, wenn ein Dokument verloren geht?
Sollte ein wichtiges Dokument trotz sorgfältiger Aufbewahrung verloren gehen, können Unternehmen in rechtliche Schwierigkeiten geraten. Im schlimmsten Fall führt der Verlust zu Rechtsstreitigkeiten, die oft hohe Kosten nach sich ziehen. Eine gewerbliche Rechtsschutzversicherung, wie sie zum Beispiel die Nürnberger Versicherung anbietet, kann vor finanziellen Folgen schützen. Diese Versicherungen übernehmen die Kosten bei gerichtlichen Auseinandersetzungen, wie etwa Streitigkeiten über Einkommensbescheide, und bieten darüber hinaus eine Anwaltshotline für juristische Beratung.
Die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ist für Unternehmen unerlässlich. Es empfiehlt sich, eine klare Struktur für die Archivierung von Dokumenten zu entwickeln und im Bedarfsfall auf rechtliche Beratung zurückzugreifen. So sind Unternehmen sowohl bei Betriebsprüfungen als auch in möglichen Streitfällen auf der sicheren Seite.
Die erwähnter Fristen stellen den aktuellen Stand im November 2024 dar.
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