Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Freelancer beachten müssen
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für alle B2B-Umsätze innerhalb Deutschlands Pflicht. Die Freelancermap GmbH weist darauf hin, dass auch Freelancer, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen, von der neuen E-Rechnungspflicht betroffen sind. Es ist daher wichtig, sich rechtzeitig vorzubereiten, um die Anforderungen zu erfüllen und mögliche Übergangsfristen zu nutzen.
Inhaltsverzeichnis
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen und Selbstständigen, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen für andere Unternehmen innerhalb Deutschlands erbringen. Ab 2025 müssen sie in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu versenden. Dabei gibt es jedoch eine Übergangsfrist für kleinere Unternehmen und Freelancer. Bis Ende 2026 dürfen sie weiterhin Papierrechnungen sowie PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers verwenden. Ab 2027 müssen Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro zwingend E-Rechnungen erstellen, und ab 2028 entfällt die Möglichkeit, Papierrechnungen auszustellen. Ausgenommen von der Pflicht sind Leistungen für Endverbraucher, Kleinstbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrscheine.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung, gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU, ist ein strukturierter Datensatz, der elektronisch erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Digitale Rechnungen in nicht-strukturierten Formaten wie PDF gelten ab 2025 als „Sonstige Rechnungen“. In Deutschland sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD in ihrer jeweils aktuellen Version anerkannt und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen für E-Rechnungen. Diese Standards ermöglichen es, Rechnungen automatisiert zu verarbeiten, was vor allem für größere Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden von Vorteil ist. Laut Bitkom nutzen 96 Prozent dieser Firmen bereits strukturierte E-Rechnungsformate. In kleineren Unternehmen und bei Solo-Selbstständigen ist die Nutzung dieser Formate jedoch weniger verbreitet.
Wie können sich Freelancer vorbereiten?
Freelancer sollten sich rechtzeitig auf die neue Regelung vorbereiten, auch wenn sie während der Übergangsfrist möglicherweise noch Papierrechnungen nutzen dürfen. Wichtig ist, dass sie elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Der erste Schritt sollte darin bestehen, mit den Kunden abzuklären, welches Rechnungsformat bevorzugt wird. Danach gilt es sicherzustellen, dass Freelancer selbst in der Lage sind, E-Rechnungen im rechtskonformen Format zu erstellen und revisionssicher zu archivieren. Hierbei kann es sinnvoll sein, sich von einer Steuerberatung oder einem IT-Experten unterstützen zu lassen, um technische und steuerliche Anforderungen rechtzeitig zu klären.
Die E-Rechnungspflicht als Chance für Freelancer
Obwohl viele Selbstständige die E-Rechnungspflicht als zusätzlichen Aufwand empfinden, bietet sie auch Chancen. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen kann mit moderner Rechnungssoftware die Buchhaltung automatisieren und manuelle Arbeitsschritte minimieren. So bleibt mehr Zeit für die eigentliche projektbezogene Arbeit. Zudem unterstützt die Digitalisierung des Rechnungswesens dabei, das Geschäft zukunftssicher aufzustellen. Unterstützung und Informationsmaterialien, wie Tutorials und Glossare zur E-Rechnung, stellt unter anderem das Bundesministerium des Innern und für Heimat zur Verfügung.
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 stellt Freelancer vor neue Herausforderungen, bietet aber gleichzeitig Chancen, das eigene Geschäft effizienter und moderner zu gestalten. Wichtig ist es, sich frühzeitig vorzubereiten und alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu ergreifen.
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