Videokonferenzen: Die moderne Art Konferenzen zu führen

Videokonferenzen sind in der Zwischenzeit üblich. Auch, wenn es schon vor Corona diese Art der Meetings gab, hat es sich in der Pandemie gezeigt, wie hervorragend solche Meetings sein können. Die Vorteile sind ganz klar, dass die Mitarbeiter oder Unternehmer nicht mehr quer durch die Welt reisen müssen, um an Konferenzen teilzunehmen. Dies spart nicht nur Kosten, sondern auch eine große Menge an Zeit ein. Doch bei Videomeetings ist einiges zu beachten, damit sie auch wirklich erfolgreich sind.

Mit diesen Schlüsselelementen wird die Videokonferenz zum Erfolg

Um Videokonferenzen erfolgreich durchzuführen, kommt es auf vier Schlüsselelemente an. Zum einen ist die richtige Ausstattung das A und O und zum anderen müssen Sie auch an die Sicherheit sowie den Datenschutz denken. Des Weiteren sollte die Plattform auch die Funktionen haben, die Sie für Ihr Videomeeting benötigen.

Ausstattung: Um erfolgreiche Meetings per Video durchzuführen, ist die Ausstattung von großer Bedeutung. Neben Laptops, Smartphones und PCs, sollte auch die Webcam entsprechend hochwertig sein, damit Sie Ihre Partner und Ihre Partner Sie auch klar und deutlich sehen können.

Sicherheit: Auch die Sicherheit spielt eine große Rolle bei einer Konferenz. Dabei kommt es nicht nur auf die entsprechende Software an, sondern auch auf den Datenschutz des Unternehmens, das die Software anbietet. Stellen Sie deshalb unbedingt sicher, dass die Plattform, für die Sie sich entschieden haben, die Veranstaltungen mit einem Passwort schützt.

Datenschutz: Die Vorteile der Videokonferenz sind nur dann gegeben, wenn Sie auch den Datenschutz einhalten. Denn bei Meetings per Video gelten sehr strenge GDPR-Regeln, die Sie zwingend einhalten müssen. Dabei sollten sie bedenken, dass die Privacy Shield bereits am 16. Juli 2020 in einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs für ungültig erklärt wurde. Dabei ist das Problem, dass viele der Anbieter aus den USA kommen und somit auch andere Datenschutzrichtlinien anbieten. Beachten Sie immer, dass Sie auf europäischem Boden an die GDPR-Regeln halten müssen, wenn Sie Videokonferenzen durchführen.

Funktionen: Um sich für die richtige Plattform zu entscheiden, sollten Sie sich auch Gedanken machen, welche Funktionen Sie bei dem Videomeeting benötigen. Dabei sollte die Plattform über alle Voraussetzungen verfügen, damit Sie die Tagungsteilnehmer sehen, hören und mit ihnen sprechen können. Des Weiteren ist die Bildschirmfreigabe ein weiteres wichtiges Element, um Ihre Präsentation mit Kollegen oder Gesprächspartner teilen zu können. Gleichzeitig sollte ein Chat für die Gruppe angeboten werden, sodass Sie wichtige Informationen teilen können. Darüber hinaus ist es sinnvoll, dass die Plattform auch Meetings aufzeichnen kann. So können Mitarbeiter oder Partner, die nicht an der Veranstaltung teilnehmen können, die Aufzeichnung ansehen.

Wie Sie sehen, gibt es nur wenige Punkte, auf die Sie achten müssen, wenn Sie eine erfolgreiche Videokonferenz durchführen möchten. Doch diese vier Schlüsselpunkte sind dabei entscheidend.