Digitale Kopie – ein Service der Deutschen Post wird eingestellt

Zum 1. Juni 2024 ist es vorbei mit der „digitalen Kopie“ – einem Service der Deutschen Post, der das Lesen der klassischen Briefpost online einfach möglich machte, sich aber letztendlich nicht durchgesetzt hat. Wie geht es weiter und was sind mögliche Alternativen für die E-Commerce-Branche?

Die „Digitale Kopie“ endet zum 1. Juni

Das Angebot der digitalen Kopie wurde von der Post in Kooperation mit Web.de und GMX im Jahr 2021 eingeführt. Zunächst wurde das Konzept von vielen großen und kleinen Betrieben gut angenommen, auch große Online-Versandhändler wie etwa Otto waren mit dabei. Eine Ankündigung bekamen (für diesen Service registrierte) Kunden und Kundinnen immer dann per E-Mail, wenn sie Briefe von großen Geschäftskunden (z. B. Versandhändler, Banken, Versicherungen) erhielten. Und zwar begleitet von einem Anhang mit einem Foto des Briefumschlags sowie einem PDF-Dokument als digitale Kopie des Inhalts.

Kunden und Kundinnen der Deutschen Post müssen ab Juni auf den Extraservice „digitale Kopie“ wieder verzichten. Auch wenn dieser für den einen oder anderen durchaus praktisch war, wurde er zuletzt von E-Commerce-Unternehmen zum Briefe versenden kaum noch genutzt. Die meisten Privatkunden kannten den Service kaum, die Deutsche Post stellt diesen aus Kostengründen daher wieder ein.

Den knapp 4 Millionen Nutzern bleibt über die Post- und DHL App, GMX und WEB.DE die Briefankündigung per Mail zwar erhalten, ab dem 1. Juni allerdings nur noch ohne digitale Kopie.

Postscan – lohnt sich die kostenpflichtige Alternative?

Eine Alternative ist „Postscan“ – ein Service der Deutschen Post, der gegen eine monatliche Gebühr von 14,99 Euro verfügbar ist. Die täglich im digitalen Briefkasten eintreffenden Briefe, Postkarten und Einschreiben werden in den Sortierzentren der Deutschen Post digitalisiert und datenschutzkonform aufbewahrt. Empfänger können den Inhalt dann jederzeit online einsehen, nachdem sie eine Benachrichtigung per Mail erhalten haben. Lohnen kann sich das etwa für kleine und mittelständische Online-Händler, die sich im Urlaub oder auf Geschäftsreise befinden und in dieser Zeit dennoch die eingehende Geschäftspost einsehen wollen. Einmal monatlich erfolgt der Versand aller Papier-Dokumente an die Geschäftsadresse.

PDF-Versand von Rechnungen und Co – kostengünstig und umweltfreundlich

Kunden, die online etwas bestellen, erhalten heute einen Großteil der einfachen Geschäftspost bereits per Mail. Etwa Auftragsbestätigungen, aber auch Rechnungen und Mahnungen. Das bedeutet für den E-Commerce-Handel weniger Aufwand – vor allem, wenn bereits auf eine digitale Buchhaltung umgestellt wurde. Es gibt aber auch Dokumente, die Online-Händler ihren Bestandskunden gerne nach wie vor in den Briefkasten zustellen möchten.

Hybrider Briefversand für Flyer, Prospekte und Werbebriefe

Ein Service, den nicht nur E-Commerce-Unternehmen gerne nutzen, ist der hybride Postversand, der von verschiedenen Dienstleistern online angeboten wird. Über diesen lassen sich zwar digitale Briefe versenden, beim Empfänger kommt jedoch ein Brief in Papierform an. Die verschlüsselte Verarbeitung der hochgeladenen Dokumente sorgt für die Einhaltung wichtiger Datenschutzstandards. Um den Druck im gewünschten Format (in Farbe oder Schwarz-Weiß), das Verpacken in passenden Briefumschlägen, die Frankierung und Übergabe an einen Zustelldienstleister brauchen sich Unternehmen nicht mehr zu kümmern. Das spart Zeit und Geld, da keine Versandmaterialien und Porto mehr auf Vorrat gekauft werden müssen und Wege zum Briefkasten oder zur Postfiliale wegfallen.

Der hybride Versand lohnt sich vor allem für Sendungen, die zu neuen Produktangeboten, Rabattaktionen und anderen Highlights informieren und damit die Kundenbindung stärken sollen. Während die klassische Geschäftspost per Mail häufiger mal untergeht oder gar nicht gelesen wird, sprechen Papierbriefe Empfänger persönlicher an und führen vergleichsweise häufiger dazu, dass Rabattaktionen und andere Angebote eher genutzt werden. Auch an Geschäftspartner gehen wichtige Verträge oder Präsentationen, AGBs und Ähnliches heute immer noch über die klassische Briefpost – der hybride Versand ist dafür ideal.