Dienstplanerstellung: Was braucht ein guter Dienstplan?

Die Problematik ist branchenübergreifend gleich: Die Dienstplangestaltung ist eine Herausforderung. Diensthabende Disponenten brauchen oft Stunden oder sogar Tage, um diese Aufgabe zu erledigen. Jeder Dienstplan wird unmittelbar nach der Veröffentlichung kritisch bewertet, diskutiert und teilweise sofort geändert. Aus diesem Grund lohnt es sich, das Thema systematisch anzugehen. Ein guter Dienstplan muss eine Reihe von Kriterien erfüllen.

Depositphotos 33313591 S
Dienstplanerstellung: Was braucht ein guter Dienstplan? ©Depositphotos

Was ist ein Dienstplan?

Der Dienstplan ist ein Planungsinstrument im Personalmanagement. Es dient der zeit- und ortsbezogenen Zuordnung von Arbeitskräften zur Deckung des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs zum Erreichen der Unternehmensziele. Organisierte Dienstpläne helfen Unternehmen, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen, um in Rechtsfällen Beweise vorlegen zu können. Neben der klassischen Tabelle, die manuell mit dem Stift ausgefüllt wird, lässt sich auch mithilfe von Software ein Dienstplan erstellen. Die Lösungen, die auch als App online erhältlich sind, machen diese Aufgabe einfach, transparent und flexibel.

Das ist bei der Dienstplanerstellung zu beachten

Zeitmanagement, Terminplanung, Produktivität – die Anforderungen an einen Dienstplan sind komplex. Beim Ausfüllen des Dienstplans und beim Zuweisen von Mitarbeitern müssen verschiedene Kriterien beachtet werden, was das Schreiben oft komplex macht. Darüber hinaus ist der Planer verpflichtet, bei der Aufgabenverteilung gesetzliche Vorschriften zu berücksichtigen. Wichtige Aspekte wie maximale Arbeitszeiten und gesetzlich geregelte Pausen stehen im Fokus. Zudem erfordern unterschiedliche Jobs oder Arbeitsbereiche spezielle Schulungen oder Qualifikationen. So kann nicht jeder Mitarbeiter jeden anderen ersetzen. Die im Arbeitsvertrag festgelegten Arbeitszeiten sind ebenfalls einzuhalten. Auch die Wünsche der Mitarbeiter spielen eine wichtige Rolle hinsichtlich von flexiblen Arbeitszeiten, die oft mit zusätzlicher Verwaltungsarbeit verbunden sind. Der Dienstplan muss zudem in seiner Darstellung leicht verständlich sein und die Soll- und Ist-Arbeitszeit der Mitarbeiter sowie eventuelle Abweichungen deutlich erkennbar machen. Nachträgliche Änderungen müssen als solche gekennzeichnet werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Schließlich ist es erforderlich, den Dienstplan den Arbeitnehmern innerhalb der geltenden Frist mitzuteilen. Jeder, der schon einmal einen Dienstplan erstellt hat, versteht diese Anforderungen, die daraus resultieren.

Lösungen für die digitale Dienstplanerstellung

Um alle Richtlinien bei der Personalzuweisung automatisch einhalten zu können, gibt es intuitive Programme, die die Dienstplanung, Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung erleichtern. Wichtige Informationen sollten in der Modellliste enthalten sein. Dazu gehören beispielsweise der Vor- und Nachname des Mitarbeiters sowie Aufgabengebiete oder Qualifikationen. Letzteres dient dazu, dass immer genügend qualifiziertes Personal vor Ort ist. Bei Schichtarbeit sollten Arbeitsbeginn und -ende für jeden Mitarbeiter festgelegt werden. Handelt es sich um ein flexibles Arbeitssystem, müssen lediglich die Arbeitstage, die Sollarbeitszeit und die Kernarbeitszeit angegeben werden. Die anwendbare Laufzeit und das Erstellungsdatum müssen ebenfalls bestimmt werden. Nicht elektronisch erstellte Dienstpläne müssen von einem Vorgesetzten unterschrieben werden. Mit einem Programm erstellte Schichtpläne können oft nur von autorisiertem Personal erstellt oder geändert werden, sodass keine Unterschriften mehr erforderlich sind, um Vorgesetzte zu authentifizieren. Ein digital erstellter Dienstplan enthält automatisch alle Informationen, die laut Gesetzgeber enthalten sein müssen. Außerdem werden Verstöße wie Abweichungen und Überschreitungen der Höchstarbeitszeit sofort angezeigt. Daher kann das Programm viele Aufgaben im Zusammenhang mit der Erstellung von Dienstplänen erleichtern.

Automatisierte Bewertung

Abweichungen nach Ablauf der im Dienstplan festgelegten Frist sind zu protokollieren. Dazu gehören beispielsweise Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Arbeitszeit eines Mitarbeiters, die Überstunden zur Folge haben. Zusätzlich können Daten zu Personaleinsatz und Personalengpässen erhoben werden. Je automatisierter die Bewertung ist, desto einfacher wird diese Aufgabe. Die Arbeitszeiterfassung erleichtert diese Analyse erheblich, da Auswertungen auf Knopfdruck durchgeführt werden können. Der Nachteil des manuellen Vorgehens ist, dass jede Kennzahl einzeln berechnet werden muss. Daher sind diese Berechnungen sehr fehleranfällig.

Fazit

Schichtpläne können in verschiedenen Formen erstellt und gepflegt werden. Sie können einen Dienstplan mit Stift und Papier, einer Tabellenkalkulation oder einer speziellen Softwarelösung erstellen. Egal, welches Tool Sie verwenden: Dienstpläne erfordern immer die richtigen Kriterien und passende Strategien. Die Entwicklung eines guten Dienstplans ist zeitaufwändig und erfordert einige Kenntnisse. Einmal erstellt, erleichtert es jedoch die Verantwortungsplanung erheblich. Zudem kann über einen langen Zeitraum eine Planungssicherheit für die Mitarbeiter erreicht werden, was zu einer hohen Akzeptanz führt. Gerade digitale Anwendungen verfügen über eine intuitive Programmoberfläche und einen großen Funktionsumfang.