Komprimierung: Wie man seine Dateianhänge auf Diät setzt

Umfangreiche Dateianhänge stellen noch immer ein Problem dar für den E-Mail-Verkehr. Die meisten großen Anbieter erlauben eine maximale Anhanggröße von 10 MB. Für die meisten Zwecke ist das ausreichend. Wenn man allerdings umfangreiche Dateien wie Verträge, Pläne oder hochauflösende Bilder verschicken möchte, ist diese Grenze oft schneller als erwartet erreicht. An dieser Stelle kommt die Komprimierung ins Spiel. In der Folge verraten wir Ihnen, welche Methoden sich anbieten, um die Größe von Dateianhängen zu reduzieren und welche Vor- und Nachteile die verschiedenen Komprimierungsmöglichkeiten haben.

Komprimierung: Wie man seine Dateianhänge auf Diät setzt. ©Depositphotos

Was passiert beim Komprimieren von Dateien?

Um sich für die richtige Komprimierungsmethode zu entscheiden, hilft es zu wissen, was bei der Komprimierung einer Datei genau passiert. In einfachen Worten gesagt, werden bei der Komprimierung mithilfe eines Algorithmus Kürzungen vorgenommen, die die Gesamtgröße der Datei verringern, ohne dass dabei Inhalte verloren gehen.

Die Komprimierung individueller Dokumente und Dateien ist meist nicht ganz ohne Qualitätseinbußen möglich. Oft sind es grafische Inhalte und Bilder, die verkleinert werden, indem die Auflösung verringert wird. Bei einem Dokument, das für den Druck bestimmt ist, kann die verschlechterte Qualität ein Problem darstellen. Für eine klare Wiedergabe online und in digitalen Dokumente sind hingegen 72 PPI bereits ausreichend.

Auch Metadaten können bei der Komprimierung wegfallen. Ohne diese Hintergrunddaten können Funktionen verloren gehen und die Bearbeitungsmöglichkeiten beschränkt werden. Sehen kann man das häufig, wenn man ein PNG (Portable Network Graphics) in ein JPG (Joint Photographic Experts Group) umwandelt. Das PNG-Format wird gerne für freigestellte Logos und Illustrationen benutzt, weil Bilder mit einem transparenten Hintergrund gespeichert werden können. JPG unterstützt diese Funktion nicht und transparente Teile werden bei der Umwandlung durch weiße Flächen ersetzt.

Warum überhaupt Dateien komprimieren?

Ob und wie man komprimiert, muss in erster Linie vom Verwendungszweck der jeweiligen Datei abhängig gemacht werden. Es wurde bereits erwähnt, dass die Beschränkungen für E-Mail-Anhänge einen dazu zwingen können, den Umfang von Dateien zu verringern.

Das Hochladen von Dateien auf eine Webseite kann es ebenfalls notwendig machen, ihre Größe zu bearbeiten. Die Geschwindigkeit und Leistung von Internetseiten wird von umfangreichen Dateien negativ beeinträchtigt, da diese immer erst geladen werden müssen, wenn jemand die Seite öffnet.

Beim Archivieren von großen Datenvolumen kommt einem die Möglichkeit zur Komprimierung ebenfalls gelegen. Besonders Unternehmer und Selbstständige sitzen oft auf einem Berg von Dateien, die eine bestimmte Zeit lang archiviert werden müssen. Die meisten davon werden nie mehr geöffnet. Um eine vollständige Bestandsführung zu gewährleisten, dürfen sie dennoch nicht einfach gelöscht werden. Die Komprimierung von Dateien erlaubt es, diese Dokumente platzsparend aufzubewahren, ohne dass dabei Inhalte auf der Strecke bleiben.

Welche Möglichkeiten stehen zur Verfügung, um Dateien zu komprimieren?

Darauf, dass es verschiedene Komprimierungsmethoden gibt, wurde in den vorherigen Absätzen bereits hingewiesen. Als Nächstes soll näher darauf eingegangen werden, worum es sich bei diesen handelt und welche Tools man verwenden kann, um diese anzuwenden.

ZIP-Datei

Zippen oder Verpacken fällt in die Kategorie der verlustlosen Komprimierungsmethoden. Es bietet sich besonders dann an, wenn man mehrere unterschiedliche Dateien in einem Ordner gleichzeitig versenden will, ohne diese zusammenzuführen oder die Qualität zu opfern. Die Zip-Software packt dafür die Daten, aus denen die Bilder und Dokumente bestehen, so eng und platzsparend wie möglich zusammen. Die Inhalte lassen sich erst dann wieder anzeigen, wenn die Datei erneut “entpackt”.

Windows und Mac Betriebssysteme haben beide von vornherein eine integrierte Zip-Funktion. Um sie zu nutzen und Dateien zu verpacken, muss man nur diesen Schritten folgen:

Suchen Sie mithilfe des Windows-Explorers die Datei oder den Ordner, den Sie verpacken möchten und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie im Kontextmenü die Option “Senden als” und im Submenü “ZIP-komprimierter Ordner”. Innerhalb weniger Sekunden sollte am gleichen Speicherort und unter demselben Namen ein gezippter Ordner aufscheinen.

Um das Zip-Tool im macOs zu benutzen, nutzen Sie zuerst den Finder, um Ihre Datei oder den Ordner aufzurufen. Klicken Sie darauf bei gleichzeitig gedrückter Control-Taste (Ctrl) und wählen Sie aus dem Kontextmenü “Komprimieren” aus. Ihr .zip oder archiv.zip (Ordner) sollte nach wenigen Augenblicken am Speicherort aufscheinen.

PDF-Komprimierung

Das PDF (Portable Document Format) eignet sich hervorragend für Text-, Bild- und Mischformate und kann von PCs, Laptops, Smartphones und Tablets geöffnet werden. Spezielle Software ist dafür nicht notwendig, da auch Internetbrowser die Dateien aufmachen können. Seine Flexibilität und Vielseitigkeit macht das PDF zum weltweit verbreitetsten Format.

PDFs sind kompakt, doch mit hochauflösenden Bildern, Grafiken und anderen eingebetteten Medien erreicht und übertrifft eine Datei schnell die 10 MB, die man in einem E-Mail-Anhang versenden kann. Natürlich kann man in so einer Situation auf die ZIP-Komprimierung zurückgreifen. Bei Kollaborationen ist es aber mitunter nicht praktisch, mit gezippten Dateien zu arbeiten, die man jedes Mal zuerst entpacken muss. Ferner ist es nicht immer angemessen, ZIP-Dateien in der geschäftlichen Kommunikation zu verwenden. In solchen Fällen kann man zuerst versuchen, das PDF zu komprimieren.

PDF-Komprimierung mit Adobe Acrobat DC

Falls Ihnen Adobes Acrobat DC-Software auf Ihrem Computer zur Verfügung steht, können Sie Ihre PDF-Dateien jederzeit in nur wenigen Klicks komprimieren.

Klicken Sie dazu als Erstes auf die Registerkarte “Datei” und wählen Sie “PDF-Datei komprimieren”. Bestimmen Sie als Nächstes den Speicherort für das neue Dokument. Wenn Sie nun sofort auf “*.pdf Speichern” klicken, entscheidet Adobe Acrobat DC automatisch für Sie, welche Komprimierungsrate angewendet wird.

Um die Voreinstellungen für die Komprimierung einzusehen und zu verändern, klicken Sie auf das Feld neben “Dateityp” und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü “Adobe PDF-Dateien, optimiert”. Der Button “Einstellungen” ist nun aktiv. Klicken Sie darauf, um das Optimierungsfenster zu öffnen. Auf der linken Seite sehen Sie nun eine Checkliste, über die Sie die einzelnen Einstellungen für Bilder, Schriften, Transparenz, Objekten, Benutzerdaten und Bereinigung abrufen und verändern können.

PDF-Komprimierung online

Für alle, die kein PDF-Bearbeitungsprogramm auf Ihrem Computer haben, stehen funktionale Komprimierungstools online zur Verfügung. Die meisten davon funktionieren nach demselben Prinzip: Sie öffnen die Webseite mit der Applikation über Ihren Internetbrowser, laden Ihre Dokumente hoch und können nach wenigen Augenblicken eine komprimierte Version davon wieder herunterladen.

Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie Ihre Dateien nur den Webapplikationen von seriösen Anbietern anvertrauen. Die Komprimierungseinstellungen können bei Onlinetools oft nicht verändert werden. Glücklicherweise stellt Adobes im Rahmen von Acrobat DC online ein vertrauenswürdiges Komprimierungstool kostenlos zur Verfügung, bei dem man verschiedene Einstellungen zur Auswahl hat: geringe Komprimierung, mittlere Komprimierung und hohe Komprimierung. Darüber hinaus können Sie darauf vertrauen, dass der Erfinder des Formats darin unerreicht ist, den optimalen Kompromiss zwischen Dateigröße und Darstellung zu finden.

Umwandlung von Dateiformaten

Sie haben auch die Möglichkeit, die Größe Ihrer Dateianhänge zu reduzieren, indem man sie sie in ein kleineres Format umwandeln. Qualitätseinbußen sind dabei von Natur aus schwer zu vermeiden. Jedes Format speichert unterschiedliche Metadaten und verwendet seine eigene Kombination digitaler Signaturen. Bei der “Übersetzung” gehen Teile der Sprache verloren. Denken Sie dabei an die zu Beginn genannte Umwandlung einer PNG- in eine JPG-Datei. Letztere sind kompakter, weil sie weniger Daten mit sich herumtragen. Dafür können sie nicht alles, was ein PNG kann. Prinzipiell können alle gängigen Foto- und Bildformate in JPG umgewandelt werden. Darunter TIFF (Tag Image File Format), PSD (Photoshop Document), PDF, GIF (Graphics Interchange Format) und AI (Illustrator Document). Das GIF wird sich aber nach der Umwandlung nicht mehr bewegen und die multiplen bearbeitbaren Bildebenen des Photoshopdokuments werden auf eine Fläche heruntergebrochen.

Welche Komprimierungsmethode für Ihren Dateianhang optimal ist, hängt wesentlich vom Zweck ab. Bilder im Web oder in PDFs auf dem Computer werden beispielsweise bereits ab einer Auflösung von 72 PPI (Pixel per Inch) scharf angezeigt. Wenn der Anhang, den Sie versenden möchten, allerdings für den Druck bestimmt ist, sollten Fotos und Illustrationen eine höhere Qualität aufweisen.

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