Wissensmanagement: Das sind die Erfolgskriterien

Wissen systematisch im Rahmen eines Wissensmanagements zu organisieren, gehört in vielen erfolgreichen Unternehmen zur Unternehmensstrategie und ist dabei fester Bestandteil der Unternehmenskultur. Dieser Artikel zeigt einige der Erfolgskriterien und vielfältigen Möglichkeiten dieser Methode auf.
Wissensmanagement (Engl. „Knowledge Management“) zielt auf einen systematischen Umgang mit Wissen innerhalb eines Unternehmens ab. Ermöglicht werden soll dabei ein effizienter Austausch von Wissen und dessen Verfügbarmachung an den Stellen, wo es gerade benötigt wird. Das umfasst insbesondere Wissen von Einzelpersonen, Fähigkeiten zur Problemlösung sowie Daten und Informationen.

Wissen von Humankapital nutzen

Wissen und Kompetenzen von Humankapital sollen auf den verschiedenen Ebenen einer Organisationsstruktur eingesetzt und genutzt werden. Das Wissensmanagement dient dem Aufbereiten, Lernen, Anwenden, Weitergeben von Wissen und dem Wissensaustausch im Unternehmen allgemein. Häufig wird die Steuerung und Kontrolle des Wissensmanagements vom Bereich Operations oder auch der Rolle des Chief Information Officers (CIO) übernommen. Ein entscheidendes Erfolgskriterium ist aber die Einbindung aller Bereiche und Mitarbeiter und weiterer Stakeholder, um so eine gelebte Kultur des Wissensaustauschs zu etablieren und nicht einfach nur ein System einzuführen. Ein Top down und Bottom up Ansatz ist bei der Implementierung die richtige Herangehensweise.

Wissensmanagement als Katalysator

Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung wird es ermöglicht, Wissen digital zu speichern, zu teilen und schnell zugänglich zu machen. So kann zum Beispiel ein Mitarbeiter in Brasilien an für ihn relevante Informationen kommen, die ein Kollege in China im Rahmen eines Projektes gesammelt- und in der Wissensmanagement-Datenbank zur Verfügung gestellt hat. Dadurch lassen sich bestehende Best Practices weiterentwickeln, neue Ideen generieren und Lösungen für ähnliche Probleme finden. Das betrifft ebenso Lessons Learned für Dinge, die nicht so gut gelaufen sind und in Zukunft vermieden werden sollen. Das Arbeiten in standortübergreifenden Teams ist in vielen Unternehmen heutzutage normal. Wenn sich zum Beispiel ein interdisziplinäres Team für ein neues Projekt bildet, kann ein Wissensmanagement Tool wie ein Katalysator wirken, um Prozesse zu beschleunigen und Kosten zu sparen und sich positiv auf die Produktqualität auswirken.

Einführung von Wissensmanagement

Wissen ist in der gesamten Organisation verteilt und damit steht ein Unternehmen bei der Einführung von Wissensmanagement-Tools vor der großen Herausforderung, wie dieses Wissen systematisch erfasst und zur Verfügung gestellt werden kann. Am Ende soll aus einer großen Menge an Informationen ein gesamtheitlicher Nutzen gezogen werden. Dazu gehört auch, dass ein Wissensmanagement gelebt wird und sich im besten Fall zu einem Bestandteil der Unternehmenskultur entwickelt. Hierzu müssen aber auch von der Unternehmensleitung klare Rahmenbedingungen und Anreize geschaffen werden müssen.
Die folgenden Erfolgskriterien machen ein gutes Wissensmanagementsystem aus, wobei immer die individuellen Anforderungen entscheidend sind und nicht alle Tools geeignet sein müssen.

1. Wissensdatenbank
Mit ihr können Mitarbeiter schnell und unkompliziert relevante Informationen finden. Hier können Ideen, Lösungsansätze, Best Practices, Lessons Learned zum Beispiel in Form von One Pagern oder ganzen Handbüchern verfügbar gemacht werden. Wichtig sind eine gut strukturierte Klassifizierung und Formatierung sowie eine benutzerfreundliche Suche.

2. Intranet
Wissensträger können aus verschiedenen Disziplinen und Standorten ihre Informationen unter anderem in Form von Präsentationen, Whitepapers oder Artikeln bereitstellen und untereinander austauschen. Zudem kann die Möglichkeit zur Gründung von Expertenzirkeln geschaffen werden. Auch ein Ideenmanagementsystem für Verbesserungsvorschläge lässt sich sehr gut integrieren.

3. Blogs
Diese können von einzelnen Mitarbeitern, Experten oder Teams wie zum Beispiel von sogenannten Qualitätszirkeln oder KVP-Teams erstellt und im Intranet verfügbar gemacht werden.

4. Unternehmens-Wiki
Ein Wiki gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, Wissen eigenständig zu verfassen und in das Wiki einzustellen oder auch in Teams daran zu arbeiten. Implizites Wissen des Einzelnen wird so zu explizitem Wissen des gesamten Unternehmens. Verbreitete Alternativen zu Wikis sind Wissensdatenbanken oder Collaboration Software wie SharePoint, wo sich ganze Workflows abbilden lassen. Bei weniger hierarchischen Anforderungen bietet Wikis eine relativ einfache Lösung zur Förderung interner Netzwerke und der Verbesserung des Informationsflusses im Unternehmen.