Office: Das müssen Berufseinsteiger können

In Stellenanzeigen ist immer wieder zu lesen, dass für den jeweiligen Job sehr gute Kenntnisse von Microsoft Office gewünscht werden – verwunderlich ist dies kaum, schließlich werden die meisten Tätigkeiten heutzutage über den Computer ausgeführt.

Allerdings wissen vor allem Berufseinsteiger häufig gar nicht, was unter Office Kenntnissen eigentlich im Detail zu verstehen ist. Diejenigen, die ihre Fähigkeiten im Umgang mit dem verbreiteten Programmpaket verbessern möchten, können von qualifizierten Office Schulungen in hohem Maße für ihre zukünftige Karriere profitieren.

Diese Kenntnisse werden von Arbeitgebern verlangt

Bei Office handelt es sich um ein Softwarepaket der Firma Microsoft, welches dazu dient, Daten und Texte zu verarbeiten. Eingesetzt wird dieses heute in nahezu jedem Unternehmen. Die Standard-Version besteht dabei aus den Programmen Outlook, PowerPoint, Excel und Word.

Von dem Großteil der Arbeitgeber wird verlangt, dass ihre Mitarbeiter diese vier Produkte des Office-Pakets beherrschen. Es werden somit Kenntnisse von PowerPoint, Excel und Word verlangt, als auch, dass über Outlook problemlos kommuniziert werden kann.

Wie tiefgreifend sich die jeweiligen Kenntnisse dabei gestalten müssen, ist stets von dem individuellen Job und dem Unternehmen abhängig. Umfasst die Tätigkeit administrative Aufgaben und eine regelmäßige Korrespondenz, so ist es in der Regel ausreichend, die Grundfunktionen der Programme zu beherrschen.

Zu diesen zählen die Funktionen für Verzeichnisse, Tabellen und Vorlagen in Excel, sowie das Schreiben und das Formatieren in Word. In Berufen, in denen eine visuelle Aufbereitung von Daten nötig ist, spielt jedoch auch das Programm PowerPoint eine nicht zu vernachlässigende Rolle.

Spezielle Anforderungen in vielen Bereichen

Es lassen sich darüber hinaus jedoch auch viele weitere Bereiche ausmachen, in denen die grundlegenden Kenntnisse des Office-Paketes im Geschäftsalltag kaum ausreichend sind. Wie wichtig die Kenntnisse durch den potentiellen Arbeitgeber eingeschätzt werden, lässt sich in der Regel daran erkennen, ob die Computerkenntnisse bereits weit oben auf der Liste der Anforderungen auftauchen und von den Attributen „hervorragend“ oder „sehr gut“ begleitet werden.

In der Produktionsplanung, der Logistik, dem Einkauf, dem Controlling, der Buchhaltung und dem Bankenwesen werden beispielsweise in den meisten Fällen spezielle Kenntnisse in dem Programm Excel verlangt. Diejenigen, die ihren zukünftigen Karriereweg im Produktdesign, der Immobilienbranche, dem Marketing oder dem Vertrieb beschreiten möchten, sollten dafür Spezialkenntnisse in dem Programm PowerPoint vorweisen können.

Allerdings ist hinsichtlich der nötigen Office-Kenntnisse nicht nur die allgemeine Branche, sondern vor allem die jeweilige Job-Position ausschlaggebend. Ist in dem Job etwa die druckfertige und ansehnliche Aufbereitung von Unterlagen notwendig, wird kaum ausreichend Zeit zur Verfügung stehen, lange nach Möglichkeiten zur Konvertierung oder Formatierung zu suchen – diese Fähigkeiten müssen so spielend beherrscht werden.

Gut, sehr gut, oder hervorragend?

Doch wo liegt eigentlich der Unterschied zwischen hervorragenden, sehr guten und guten Kenntnissen von MS-Office? Eine klare Definition dafür besteht grundsätzlich nicht.

In dem Programm Excel gehört zu den Spezialkenntnissen beispielsweise die Erstellung von Formeln und Gültigkeitsregeln, das Gruppieren, die Verwendung von Pivot-Tabellen und das Beherrschen des sogenannten S-Verweises. Geht es vorrangig um das Programm PowerPoint, bestehen weitreichende Kenntnisse in dem Einfügen von OLE-Objekten, der Verknüpfung von Daten aus anderweitigen Programmen und die Erstellung eines Folienmasters.

Bei der Abstufung der jeweiligen Kenntnisse kommt es im Übrigen nicht nur auf das generelle Beherrschen der einzelnen Funktionen an, sondern ebenfalls darauf, in welchem Tempo diese ausgeführt werden können.