Geld sparen – die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst durchführen

Mit Lohn- und Gehaltssoftware ist die Gehaltsabrechnung kein Rocket Science sondern unkompliziert.

Unternehmen gründen und führen hat wenig mit Theorie, sondern ganz viel mit praktischer Arbeit zu tun. Zum Glück stellen sich nicht alle Probleme im ersten Moment, sondern sie wachsen mit der Betriebsgröße. Der Vorteil, man kann sich darauf einstellen. Rom wurde schließlich auch nicht an einem Tag gebaut. Wichtig ist, als Unternehmen nichts aufschieben, sondern Probleme schnell anpacken und lösen.

Wie es in der Praxis so ist: Häufig startet man sein Business als kleines Start up allein oder vielleicht mit Partnern. Nicht selten erst in Teilzeit. Dabei arbeitet man komplett als Freier um Kosten zu sparen. Da stellen sich Fragen nach Gehältern eigentlich nicht. Doch, wenn das eigene Unternehmen etablierter ist und man anfängt Mitarbeiter zu beschäftigen, dann ist ein Arbeitsverhältnis schon von Vorteil, denn die Probleme, die sich rund um die Scheinselbständigkeit ergeben, klammert man so elegant aus.

Bis vor einigen Jahren war die Abrechnung von Gehältern zumeist eine Sache von Dienstleistern. Doch heute ist es für KMUs und Start ups problemlos möglich, die Lohn und Gehaltsabrechnung selbst mittels Software zu erstellen. Ob nun zuhause vom Arbeitszimmer aus, dem eigenen Büro oder aus einem Co-Working Office.

So ist es nicht mehr notwendig die Abrechnung der Gehälter an externe Dienstleister wie Steuerberater oder Lohnbüros auszulagern. Denn die Softwarelösungen der neuesten Generation sind einfach zu bedienen. Die Anwender werden Schritt für Schritt durch das Programm geführt. Das macht die Abrechnung, die vielen Unternehmern immer noch oft wie eine Art ‚Rocket Science‘ vorkommt, leicht durchführbar.

Natürlich ein gewisses kaufmännisches Grundverständnis und Zahlengefühl ist unabdingbar.

Ganz programmunabhängig gibt es vier Hauptschritte im Workflow:

1. Der erste Schritt und zumeist eine einmalige Arbeit.
   Die Unternehmens-Stammdaten werden erfasst und angelegt
   Praxistipp:
   Alle Unterlagen griffbereit haben. Das spart enorm Zeit. Die Stammdateneingabe so terminieren, dass man einen ruhigen Timeslot hat. So kann man sich besser konzentrieren und wird nicht durch Störungen unterbrochen
2. Schritt, die Mitarbeiter erfassen
   Danach werden die Mitarbeiter-Stammdaten angelegt. Später, im weiteren zeitlichen Verlauf werden Veränderungen – wie Gehaltsänderungen, Veränderungen der Arbeitszeiten, Steuerklassen, Zugänge oder Abgänge – laufend eingepflegt.
   Praxistipp: Das sollte man immer einige Tage bevor man die aktuelle monatliche Abrechnung macht, erledigen.
3. Schritt
   Die Lohnabrechnung wird zumeist im Monatsabstand zu einem definierten Termin durchgeführt.
4. Schritt
   Je nach Programmlösung wird die Lohnabrechnung erzeugt, verbucht, die Belege und Abrechnungen versandt sowie dokumentiert.

Es empfiehlt sich gerade für die ersten beiden Arbeitsschritte genug Zeit einzuplanen. Die korrekte Erfassung der Stammdaten ist stets das A und O im Workflow.

Das Fazit

Die Abrechnung von Gehältern ist eine wichtige Unternehmensaufgabe. Häufig wird sie an den Steuerberater oder ein Lohnbüro delegiert. Allerdings, das ist schon eine Kostenbelastung, denn deren Stundensätze sind nicht gerade niedrig. Was wenige wissen, mittlerweile gibt es anwenderfreundliche Software. Für Unternehmen die kostenbewusst sind, scharf kalkulieren müssen und die eher ‚einfache‘ Gehaltsabrechnungen, wie z.B. Aushilfen – 450 Eurokräfte, haben bietet sich eine Inhouse-Lösung via Software an.

Die vier Vorteile einer internen Gehaltsabrechnung:

1. Unter dem Strich sind die Kosten gegenüber einem Steuerberater oder einem Lohnbüro geringer. Gerade Online Händler haben nicht selten ein Kostenproblem. Sie müssen jede Möglichkeit die Kosten zu reduzieren nutzen.
2. Moderne Lohnsoftware ist anwenderfreundlich geworden, die Einarbeitungszeit ist relativ kurz und vieles lässt sich intuitiv bedienen oder wird gut erklärt.
3. Die Anbieter sorgen dafür, dass die Software immer aktuell ist. Änderungen werden schnell eingepflegt. Das schafft Sicherheit.
4. Man ist als Unternehmen weniger von teuren Dienstleistern und Beratern abhängig.

Allerdings, eines sollte man immer wissen. Man muss bereit sein sich in die Materie einzuarbeiten und immer auch eine gewisse Anlaufzeit, bis es reibungslos läuft, einkalkulieren. Auch wenn in den letzten Jahren die Bedienung immer intuitiver geworden ist, Programme beherrscht man erst sicher, wenn man Übung damit hat.

Ganz praktisch bedeutet dass, gerade in der Einarbeitungsphase braucht man mehr Zeit. Die sollte man sich nehmen und zur Sicherheit auch eine Reservezeit einplanen. Wenn dann der Lernprozess einsetzt, wird die Bedienungsgeschwindigkeit immer höher und man spart Zeit. Aber, die Kosten für externe Berater und Dienstleister spart man schon vom ersten Monat an.

Achtung und Vorsicht

Unternehmens- und Betriebsberater berichten immer wieder, dass Betriebe mit Excel-Tabellen ganze Lohnabrechnungen erstellen. Excel ist wirklich ein gutes funktionelles Tabellenkalkulationsprogramm, aber dafür ist es definitiv nicht geeignet. Vordergründig mag es sogar funktionieren. Jedoch, die erforderlichen vielen händischen Eingaben machen den Workflow äußerst fehleranfällig und verursachen viel Arbeitszeit. Den Beteiligten ist dabei der tatsächliche Zeitaufwand nicht bewusst und wird häufig zu niedrig geschätzt.

Die Unternehmensberaterpraxis hat auch gezeigt. Zumeist hat ein Mitarbeiter, der sich sonst um die Systemadministration und die Rechner kümmert, diese Tabellen ‚gebaut‘. Von der Materie der Lohnbuchhaltung versteht er kaum etwas. Zumeist sind die Erstellung bzw. Programmierung dieser Tabellen auch nur lückenhaft bis gar nicht dokumentiert. Damit hängt alles von einer Person und seinem Wissen ab. Bei Krankheit, Urlaub oder wenn der Tabellenschöpfer das Unternehmen verlassen hat, dann kann es sehr schnell eng werden.

Wer sich seinen Unternehmensalltag erleichtern will, der arbeitet so nicht. Der Grund, diese Arbeitsweise ist nur schwer mit dem GoBD-konformen Arbeitsgebot (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) vereinbar. Bei eventuellen Prüfungen z.B. Finanzamtes oder der Krankenversicherung können Unternehmen viele Probleme bekommen und müssen eventuell (hohe) Nachzahlungen oder Strafen leisten. Dieses Risiko sollte man möglichst nicht eingehen.