Die digitale Stempeluhr – So werden die Mitarbeiter motiviert

Die Zeiten, in denen die Mitarbeiter morgens um 8 Uhr auf ihrer Arbeitsstelle eintrafen, sich manuell mit ihrer Zeitkarte als “anwesend” stempelten und sich schließlich an ihre Schreibtische setzten, sind lange vorbei. Viele Mitarbeiter haben heute nicht mal mehr einen eigenen Schreibtisch, sondern lediglich Rollcontainer für ihre persönlichen Unterlagen. Die Pandemie trieb viele Menschen freiwillig oder nach gesetzlichen Auflagen ins Homeoffice. Rund 70 Prozent der Deutschen hätten einen Anspruch darauf gerne gesetzlich verankert.

Eine andere Gruppe Mitarbeiter arbeitet sowieso im Außendienst. Je dezentraler ein Unternehmen aufgestellt ist, desto schwieriger wird es, die Arbeitszeit eines jeden Mitarbeiters zu erfassen. Die Lösung: die digitale Stempeluhr. Wie sie funktioniert und welche Vorteile das System hat, erfährt man in den folgenden Zeilen.

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Die digitale Stempeluhr – So werden die Mitarbeiter motiviert. pixabay.com ©elvtimemaster (Creative Commons CC0)

Welche Vorteile hat die Nutzung der digitalen Stempeluhr

Mit dem Begriff “Stempeluhr” verbinden viele im ersten Moment den Eindruck, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter minutiös kontrollieren. Daher gab es in vielen Firmen jahrelang den Trend der Vertrauensarbeitszeit. Das bedeutet, die Arbeitszeit wird nicht erfasst, es geht darum, dass die Arbeit pünktlich und qualitativ gut erledigt wird. In welcher Zeit obliegt dem Mitarbeiter.

Doch Umfragen haben ergeben, dass die Angestellten sich mit diesem lockeren Zeitsystem gar nicht so wohlfühlen, wie zuerst vermutet. Es gibt keine Zeiterfassung der Überstunden und auch das Misstrauen gegenüber den Kollegen steigt.

Die Vorteile der Stempeluhr für’s iPad liegen in diesem Kontext auf der Hand:

Transparenz im Team

Sowohl der Mitarbeiter, als auch die Vorgesetzten können nachverfolgen, ob etwa zu viele Stunden für ein Projekt benötigt werden. Beide Seiten können sehen, ob das Stundensoll erfüllt wird. Bittet ein Mitarbeiter etwa um zwei Tage Urlaub, um Überstunden abzubauen, kann der Vorgesetzte von jedem Standort aus einen Einblick in das entsprechende Stundenkonto nehmen und den Urlaub genehmigen oder ablehnen.

Fairness

Die Arbeitszeitregelungen sind nicht immer gleich, gerade bei der Pausen- und Urlaubsregelung gibt es zahlreiche Unterschiede. Bei der digitalen Stempeluhr wird bei jedem Mitarbeiter hinterlegt, welche Pausen ihm zustehen oder wie viele Urlaubstage. So werden Unterschreitungen über Überziehungen der Pausenzeiten etwa sofort ersichtlich. Jeder Mitarbeiter kann also sicher sein, dass alle fair behandelt werden.

Eigenantrieb der Mitarbeiter

Ein Mitarbeiter hat jederzeit die Möglichkeit, Einblick in seine Stundenbilanz zu nehmen. Liegt er etwas zurück, wird er sich motiviert fühlen, das Konto auszugleichen und vielleicht doch noch am selben Tag ein Projektabschnitt abzuschließen, statt es auf den kommenden Arbeitstag zu schieben.

Plant ein Mitarbeiter etwa ein verlängertes Wochenende und will dafür seine Überstunden nutzen, wird er sich aufgrund der minutengenauen, immer abrufbaren Übersicht bemühen, lieber die anstehenden Aufgaben vor dem Wochenende zu erledigen. Für beide Seiten eine Win-win-Situation. Im Unternehmen werden die anfallenden Aufgaben schnell erledigt und neue Aufgaben können angegangen werden. Der Mitarbeiter kann seine Überstunden abbauen, hat davor aber noch seine Arbeit erledigt und andere Kollegen oder auch die Kunden können weiterarbeiten, ohne auf seinen Input warten zu müssen.

Gamification

Hier steckt das Wort “Game” , also “Spiel” drin und genau diesen spielerischen Effekt wollten Entwickler von digitalen Zeiterfassungssystemen nutzen, um die Angestellten positiv zu beeinflussen. Sieht man etwa am Freitagnachmittag, dass nur noch eine Stunde zur vollen Arbeitszeit fehlt, wird man sich durch die Anzeige motiviert fühlen, das Büro nicht jetzt schon zu verlassen, sondern die Arbeitszeit für diese Woche noch zu erfüllen.

Mitarbeiterbindung

Ist der Mitarbeiter zufrieden, bringt er volle Leistung für ein Unternehmen und ist auch bereit in zeitlich kritischen Situationen das Privatleben hinten anzustellen und sich für den Erfolg der Firma einzusetzen.

Umfragen haben gezeigt, dass Mitarbeiter sich mit ihrer Arbeit besonders gut identifizieren, falls das Unternehmen auf die Vereinbarkeit von Arbeit und Familie oder dem Privatleben Rücksicht nimmt. Dadurch, dass man sich mit der digitalen Stempeluhr mit seinem iPad unabhängig vom Arbeitsplatz einloggen kann, wird die Zufriedenheit gesteigert. Ein Außendienstmitarbeiter kann etwa sofort nach Hause fahren, ohne Umweg zur Firma, um erst noch seine Arbeitszeit zu erfassen. Das Unternehmen hat die Möglichkeit, Angestellte auf Wunsch im Homeoffice zu beschäftigen. Gehen Mitarbeiter auf Wunsch für einige Zeit ins Ausland und arbeiten dort bei einem Kunden oder einer Niederlassung, können sie dort ohne zusätzlichen Aufwand ihre Arbeitszeit wie gewohnt erfassen.

Fazit

Die digitale Zeiterfassung über das iPad ist für alle Beteiligten eine reine Zeitersparnis. Der Mitarbeiter muss nicht mühsam per Hand Stundenzettel ausfüllen und anschließend überprüfen, ob diese auch richtig übertragen wurden. Das Unternehmen braucht keine große Verwaltungsabteilung, die sich ausschließlich mit dem Erfassen der Arbeitszeiten beschäftigt.