Die besten Online-Tools für KMUs

Arbeit 4.0: Die heutige Arbeitswelt befindet sich aufgrund der Digitalisierung in einem massiven Umbruch. Durch die technologischen Fortschritte gibt es für beinahe alle Arbeitsprozesse Tools, die Arbeitsschritte digital unterstützen oder komplett automatisieren und somit effizienter gestalten. Gleichzeitig wird eine zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit ermöglicht. Somit führen Online-Tools zu einer besseren und effizienteren Kommunikation und steigern die Produktivität. Abhängig von der Unternehmensbranche und der größe des Betriebs eignen sich manche Tools besser als andere. Welche Tools sich dabei für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) besonders eignen, zeigt dieser Artikel.

Die besten Online-Tools für KMUs. pixabay.com ©geralt (Creative Commons CC0)

Trello

Arbeitsprozesse schnittstellenübergreifend zu koordinieren ist eine große Herausforderung, selbst für kleinere Unternehmen. Hinzu kommt, dass immer mehr Menschen von zuhause aus arbeiten. Chaos, Liegezeiten, mangelnde Kommunikation: die Liste an Stolpersteinen bei bereichsübergreifenden Arbeiten ist lang. Trello ist ein Organisationstool, das dabei hilft, alle Mitarbeiter optimal zu vernetzen und Projekte zu koordinieren. Die Software basiert auf der Kanban-Methode: Über Dashboards und Karteikärtchen werden die Aufgaben und Projekte bestimmten Personen zugewiesen und können dann je nach Stand verschoben werden. Die dadurch entstehende Zeitleiste schafft für einen Überblick und ermöglicht es, die Dauer von Aufgaben zu visualisieren und die Beziehung zwischen den einzelnen Aufgaben in Relation zu setzen. So sehen alle Arbeitenden, wer gerade wo an dem Projekt arbeitet. Dadurch können etwa zeitliche Überschneidungen frühzeitig erkannt werden, was das Planen von weiteren Arbeitsschritten einfacher und effizienter gestaltet.

Moss

Moss ist eine Komplettlösung für unternehmerische Ausgaben. Die Ausgabenverwaltung ist ein sehr zeitaufwendiger Bereich, der von manuellen Arbeiten geprägt ist. Hier kommt Moss ins Spiel. Die Basis bilden vorwiegend virtuelle Kreditkarten für das gesamte Team, die für jegliche Zwecke in unbegrenzter Anzahl ausgestellt werden können. Die Firmenkreditkarten für Mitarbeiter können dabei von den jeweiligen Angestellten selber angefragt oder von einem Admin ausgestellt werden. Bei den Mitarbeiterkarten kann zwischen Kredit- und Debitkarten entschieden werden. Dabei wird auch ausgewählt, ob die Karte für eine einmalige oder für eine wiederkehrende Zahlung verwendet wird. Bei der Erstellung werden dann der Verwendungszweck und das Limit festgelegt. So können die Kreditkarten individuell angepasst werden. Die Ausgaben und Belege werden dann digital an einem Ort gesammelt, wo sie zentral gemanagt werden können. Das sorgt für mehr Transparenz und Effizienz in der Finanzabteilung. Die Aktivitäten der Mitarbeiterkarten können dann von Budgetverantwortlichen in Echtzeit eingesehen werden – dabei können auch die Limits angepasst, die Karten gesperrt oder wieder freigegeben werden. Das sorgt für optimale Sicherheit.

Personio

Den ganzheitlichen Aufwand im Personalmanagement minimieren: das ermöglicht Personio. Die HR-Software ermöglicht es, Prozesse von Personalern zu automatisieren und somit zu optimieren. Dabei hat sich Management- und Recruiting-Lösung vor allem auf KMUs spezialisiert. Mit dem Tool werden alle Kernprozesse wie etwa das Recruiting, die Verwaltung von Stammdaten, Fehlzeiten und Gehälter erfasst und digitalisiert. Durch die Komplettlösung müssen Personaler nicht mehr auf unterschiedliche Programme oder manuelle Arbeitsweisen zurückgreifen – das reduziert den manuellen Verwaltungsaufwand und sorgt für einen besseren Überblick. Zudem bietet Persionio eine Cloud-Lösung an. Dadurch kann die Software über die Webanwendung von überall aus bedient werden, was eine flexiblere Arbeitsweise ermöglicht.

Canva

Die Homepage oder Social-Media-Plattformen sind meist der erste Kontaktpunkt, den Kunden mit einem Unternehmen haben. Um potentielle Neukunden nicht zu verlieren, ist es wichtig, den eigenen Internetauftritt professionell zu gestalten. Canva ist ein Grafik-Allrounder, mit dem sich bereits mit der kostenlosen Version hochwertige Grafiken, Videos oder Animationen erstellen lassen. Das Design-Tool ist dabei sehr intuitiv, wodurch auch Anfänger hochwertige Ergebnisse erzielen können. Canva bietet dabei zahlreiche kostenlose Bilder, Grafiken und Vorlagen an, die mit eigenen Elementen versehen werden können. So lassen sich einerseits Logos oder Flyer kreieren, andererseits lassen sich auch Instagram- oder Facebook-Posts in den richtigen Formaten ganz einfach erstellen. Damit steht einem professionellen Internetauftritt nichts im Weg.

Fazit

Prozesse und Abläufe in KMUs können durch Online-Tools effizienter und produktiver gestaltet werden. Schließlich sorgen die Softwares für eine bessere Übersicht und erleichtern die bereichsübergreifende Kommunikation und Organisation. Ermöglicht wird das durch die orts- und zeitunabhängige Verwendbarkeit: Alle Mitarbeiter können über die Webanwendung auf die Tools zugreifen. Ein Umstieg auf digitale Tools kann aufgrund der Fülle an Angeboten für Unternehmer komplex wirken, doch mit diesen Anwendungen liegen KMUs nie falsch.