Sieben Tipps für die erfolgreiche Firmengründung
Nach dem coronabedingten Einbruch der Gründungstätigkeit verspricht 2021 ein gutes Gründungsjahr zu werden. Rückenwind erhalten Firmengründer vor allem durch den konjunkturellen Aufschwung und die Erholung am Arbeitsmarkt in Deutschland. Eine Firmengründung ist jedoch mit einer ganzen Reihe an Aufgaben verbunden. Mit den folgenden Schritten bekommen Jungunternehmer das Wichtigste in den Griff – von finanziellen und rechtlichen Angelegenheiten bis hin zu effektiven Wachstumsstrategien.
1. Unternehmensform auswählen
Am Anfang steht die Entscheidung über die Unternehmensform sowie der entsprechende Eintrag beim Finanzamt beziehungsweise im Handelsregister. Die einfachste und häufigste Rechtsform in Deutschland ist das Einzelunternehmen. Bei der Gründung durch zwei oder mehrere Partner kommt je nach Geschäftsausrichtung entweder eine Personengesellschaft (natürliche Personen) oder eine Kapitalgesellschaft (juristische Person) in Frage. Die wichtigsten Personengesellschaften sind die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), die offene Handelsgesellschaft (OHG) sowie die Kommanditgesellschaft (KG). Zu den Kapitalgesellschaften zählen unter anderem die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und die Aktiengesellschaft (AG).
Die Unternehmensform wirkt sich vor allem auf die Haftungsmodalitäten aus, aber auch auf Steuern und administrative Aspekte. Welche Unternehmensform sich für die jeweilige Gründungssituation am besten eignet, lässt sich gemeinsam mit einem Steuerberater oder Anwalt klären.
2. Geschäftskonto eröffnen
Der nächste Schritt ist die Eröffnung eines Geschäftskontos. Als Einzelunternehmer reicht das Privatkonto aus. Doch mit einem separaten Konto lassen sich private und geschäftliche Einnahmen und Ausgaben besser voneinander trennen. Wichtig ist auch, die Zahlungsform der künftigen Kunden an das Unternehmen festzulegen. Um bargeldlose Zahlungen akzeptieren zu können, braucht die junge Firma einen Zahlungsabwickler, für den Online-Verkauf von Waren einen Zahlungsgateway-Anbieter. Es gibt auch Dienstleister, die beides übernehmen.
3. Cashflow-Management
Wichtig ist, dass die Einnahmen pünktlich eingehen, damit Lieferanten bezahlt werden können und Geld für Investitionen vorhanden ist. Diese Aufgabe kann einen Jungunternehmer schnell überfordern. Um einen umfassenden Überblick über die monatlichen Ein- und Ausgaben zu erhalten, empfiehlt es sich, einen Steuerberater zu beauftragen. Aber auch die Jungunternehmer selbst sollten die Grundlagen des Cashflows kennen, um sicherzustellen, dass mehr Geld eingeht als ausgegeben wird. Eventuelle finanzielle Engpässe lassen sich so ebenfalls einkalkulieren und Cashflow-Pläne für den Notfall entwickeln – etwa die Verlängerung eines Kredits.
4. Umgang mit überfälligen Zahlungen
Zahlungsverzug seitens der Kunden oder Lieferanten zählt zu den Hauptgründen für Cashflow-Probleme. Es gibt jedoch Möglichkeiten, für fristgerechte Zahlungseingänge zu sorgen. Wer eine überfällige Rechnung anmahnt, sollte genau und korrekt benennen, wann er die Rechnung gestellt hat und welche Zahlungsbedingungen gelten. Wichtig ist auch, deutlich zu machen, bis wann der Zahlungseingang erwartet wird. Dabei sollte der Gläubiger immer freundlich, aber bestimmt auftreten und hartnäckig bleiben.
5. Berichte zur finanziellen Situation des Unternehmens
Im Sinne einer korrekten Buchhaltung müssen Unternehmen regelmäßig Berichte über ihre finanzielle Entwicklung erstellen. Die drei wichtigsten Finanzberichte sind die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und die Kapitalflussrechnung. Letztere ist für Gründer und Jungunternehmer besonders relevant. Denn wenn das Startkapital nicht ausreicht, um die täglichen Ausgaben zu decken, müssen die ein- und ausgehenden Geldmittel genau geplant werden. Dabei sind die Modalitäten der Buchführung gesetzlich exakt festgeschrieben: Die handelsrechtliche Buchführungspflicht ist im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Die steuerliche Buchführungspflicht ergibt sich aus der Abgabenordnung (AO).
Die manuelle Cashflow-Verwaltung – etwa mithilfe von Excel – ist aufwändig und fehleranfällig. Immer mehr Unternehmer nutzen daher elektronische Möglichkeiten. Mit moderner Buchhaltungssoftware beispielsweise lassen sich Transaktionen automatisch abrufen und die Ein- und Ausgaben in Echtzeit überwachen. Für Gründer und Jungunternehmer, die oft mehrere Disziplinen gleichzeitig meistern müssen, ist eine solche Software besonders hilfreich.
6. Unternehmenssteuern verwalten
Wichtig ist auch, die Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer im Blick zu behalten. Einzelunternehmer und Personengesellschaften sind zur Zahlung von Einkommensteuer verpflichtet. Dabei geht es um Einkünfte aus nicht-selbstständiger und selbstständiger Arbeit, aus Gewerbe, Land- und Forstwirtschaft sowie aus Kapitalvermögen und Vermietung. Kapitalgesellschaften zahlen dagegen Körperschaftsteuer. Hier wird das zu versteuernde Einkommen durch ein spezielles Rechenverfahren aus dem erwirtschafteten Jahresüberschuss ermittelt. Unternehmen müssen für jedes verkaufte Produkt und jede Dienstleistung zudem Umsatzsteuer beim jeweiligen Kunden erheben und an das Finanzamt abführen. Kleinunternehmen und Firmen, die die Voraussetzungen nach § 19 UStG erfüllen, sind von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Gewerbesteuer muss jeder Betrieb abführen, der im Inland tätig ist. Sie wird von der jeweiligen Kommune oder Gemeinde erhoben und an das Finanzamt abgeführt. Die gezahlte Gewerbesteuer ist in der Steuererklärung aber auf die Einkommensteuer anrechenbar.
7. Mit gezielten Maßnahmen das Geschäft ausbauen
Wer seine Käufer und ihre Bedürfnisse kennt, kann auf Basis dieser Informationen effektive Verkaufsstrategien erarbeiten. Hilfreich ist dabei vor allem das Kunden-Feedback, das sich über Fragebögen, Feedback-Calls oder auch über soziale Plattformen wie Linkedin und Facebook einholen lässt. Sinnvoll ist zudem, Bestandskunden über neue oder verbesserte Artikel zu informieren, die zu ihren bisherigen Käufen passen – idealerweise mit einem personalisierten Newsletter. Generell kommt es bei Marketing- und Vertriebskampagnen darauf an, dass sich die Kunden nicht belästigt fühlen. Ziel sollte sein, solide und langfristige Partnerschaften aufzubauen – und nicht einmaligen Gewinnen hinterherzujagen.
Mit Rabatten und Sonderangeboten lässt sich der Absatz zwar vorübergehend erhöhen. Entscheidend ist aber, zu wissen, welche Kunden den meisten Umsatz erwirtschaften. Auch mit gezielten Kostensenkungsmaßnahmen lässt sich der Gewinn steigern. Dazu zählen unter anderem Verhandlungen mit Lieferanten über Rabatte. Bei entsprechend geeigneten Produkten und Dienstleistungen sollten Gründer über die Einführung eines Abo-Modells nachdenken. Denn es bietet klare Cashflow-Vorteile. Und wer seinen Cashflow-Kreislauf anhand von Verkaufsreports im Blick behält, kann die Gewinnspannen erhöhen und frühzeitig auf mögliche Probleme reagieren.
„Professionelle IT und fundierte Beratung müssen Hand in Hand gehen“
Heino Erdmann, Vice President Finance & Operations Central Europe und Geschäftsführer der Sage GmbH, fasst zusammen: „Wir empfehlen Neugründern, sich für die finanziellen und rechtlichen Angelegenheiten auf jeden Fall professionelle Unterstützung zu holen. Um die Planung von Anfang an im Griff zu haben, bietet sich zusätzlich der Einsatz einer Cloud-basierten Buchhaltungssoftware mit umfassenden Automatisierungsfunktionen an. Damit behalten Jungunternehmer den Überblick über ihre Ein- und Ausgaben und andere wichtige Entwicklungen. Ihnen bleibt so mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, nah am Kunden zu sein und ihr Geschäft voranzutreiben. Professionelle IT und fundierte Beratung müssen vor diesem Hintergrund Hand in Hand gehen.“
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