Die 7 Vorteile einer elektronischen Signatur, die für Ihr Unternehmen relevant sind

Die neuen Technologien machen es einfacher, ein kleines Unternehmen zu führen. Innovationen im Dokumentenmanagement helfen, schnell und ohne persönlichen Kontakt ein Dokument zu signieren, einen Bericht einzureichen oder digital Dokumente zu bearbeiten – mit Hilfe einer elektronischen Unterschrift.

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Die elektronische Unterschrift ist ein digitales Attribut einer Datei, das ein elektronisches Dokument vor Veränderung oder Fälschung schützt. Die elektronische Signatur besteht aus Kombinationen von Passwörtern oder Zeichen, die nach einer kryptografischen Umwandlung unter Verwendung eines privaten Schlüssels erhalten werden und die Identifizierung des Signaturinhabers ermöglichen

Das sind die Vorteile einer elektronischen Unterschrift

Wir haben uns auf die Vorteile ganz besonders konzentriert, da wir Ihnen helfen möchten zu verstehen, warum sich immer mehr Menschen und Unternehmen für E-Signaturen entscheiden. Somit haben wir die 7 wichtigsten Vorteile herausgearbeitet und werden detailliert auf diese eingehen.

Vorteil Nr. 1 – Die Rechtsverbindlichkeit:

Das ist der Hauptzweck einer jeden Unterschrift. Schließlich werden Dokumente unterzeichnet, um eine Einverständniserklärung abzugeben. Die elektronische Unterschrift stellt einen komplexen Prozess dar, welcher miteinander rechtliche und technische Schritte vereint. Auf diese Weise wird eine sichere Authentifizierung ermöglicht und dem Gegenüber wird eine Einverständniserklärung mit Nachweis abgegeben. Die Anbieter von E-Signaturen müssen sich den strengen Auflagen unterziehen, die von der Europäischen Union verlangt werden. Hierbei handelt es sich um die sog. eIDAS-Verordnung.

Vorteil Nr. 2 – In Echtzeit Verträge abschließen:

Dieser Punkt ist äußerst wichtig, denn in der heutigen digitalen Welt sollten Arbeitsabläufe schnellstmöglich erledigt werden. Die Digitalisierung hat dazu beigetragen, dass wir dank des Internets miteinander per E-Mail oder sogar Videoanrufe kommunizieren und wichtige Meeting abhalten können. Warum sollten wir dann nicht in Echtzeit auch Dokumente signieren können? Eine elektronische Unterschrift bietet eine solche Möglichkeit an und vereinfach auf diese Weise wichtige Arbeitsprozesse in einem Unternehmen.

Vorteil Nr. 3 – Die Zwischenschritte lassen sich vermeiden:

Wir alle sind es von der klassischen Bürokratie gewohnt, dass uns lästige Zwischenschritte verfolgen. Allerdings könnten Sie mit einer E-Signatur diese vermeiden und schneller an Ihr Arbeitsziel gelangen. Die elektronische Unterschrift macht das Einscannen, Drucken und zur Post fahren einfach nur unnötig. Schließlich können Sie ein Dokument elektronisch unterzeichnen und dieses direkt per E-Mail in DPF-, Word-, Excel- oder Google doc-Format an den Empfänger weiterleiten.

Vorteil Nr. 4 – In der Cloud abrufbar:

Die Cloud gehört schon seit vielen Jahren zu einer fast schon Must-have-Lösung, wenn es darum geht, Dokumente sortiert aufzubewahren und an jedem Ort abrufen zu können. Die elektronische Unterschrift, die von einem cloudbasierten Unternehmen angeboten wird, bietet Ihnen häufig die Möglichkeit an, dass Ihre Dokumente zusammen mit der E-Signatur in der Cloud aufbewahrt werden. Auf diese Weise können Sie Ihre Dokumente an jedem Ort der Welt abrufen und können kein wichtiges Dokument vergessen. Alles was Sie dazu benötigen, ist eine gültige Internetverbindung und ein Endgerät (Smartphone, Tablet oder Laptop).

Vorteil Nr. 5 – Orts- und Zeitunabhängig:

Sie müssen unbedingt ein Dokument signieren und es direkt weiterleiten? Dann ist eine elektronische Unterschrift genau das Richtige für Sie! Es dauert meistens nur wenige Minuten und schon haben Sie Ihre Unterschrift in einer elektronischen Form abgegeben. Außerdem benötigt Sie, wie auch beim Vorteil Nr. 4, nur Ihr Endgerät zur Hand und eine gültige Internetverbindung. Die Dokumente müssen weder gedruckt noch gescannt werden. Auf diese Weise sparen Sie nicht nur Geld (Büromaterialkosten), sondern auch die wertvolle Zeit!

Vorteil Nr. 6 – Lange Postwege und Portogebühren fallen weg:

Die Zeiten, in denen Sie ständig zur Post fahren mussten, damit Sie ein signiertes Dokument abschicken müssen, sind zum Glück dank der elektronischen Unterschrift vorbei. Des Weiteren können Sie die Portogebühren ebenfalls vergessen und diese sind relativ hoch, wenn Sie als Unternehmer ständig Briefe per Einschreiben schicken müssen. Ihr Dokumente wird elektronisch unterzeichnet und schnell per E-Mail weitergeleitet.

Vorteil Nr. 7 – Die Umweltfreundlichkeit:

Warum können wir im letzten Punkt von einer Umweltfreundlichkeit sprechen? Die Antwort ist ganz einfach, denn weniger Papier bedeutet Nachhaltigkeit und damit tuen Sie etwas Gutes für die Umwelt. Die elektronische Unterschrift umgeht die obengenannten Zwischenschritte und das heißt für Sie, dass Sie weniger Papier, Druckerpatronen und lange Anfahrtswege zur Post vermeiden. Aus diesem Grund lohnt es sich über die E-Signatur nachzudenken, wenn Ihnen die Umweltfreundlich und Nachhaltigkeit am Herzen liegt.

Fazit

In der modernen und vor allem digitalen Welt erscheint das Unterzeichnen von Dokumenten per Hand als altmodisch und unnötig. Die handgefertigte Unterschrift bringt viele lästige Zwischenschritte mit sich, ist nicht nachhaltig und raubt eine Menge Zeit. Folglich entscheiden sich viele digitalorientierte Unternehmen für eine elektronische Unterschrift. Diese ist in der Lage die Effizienz im Unternehmen zu erhöhen und dazu beizutragen, dass interne Arbeitsabläufe schneller erledigt werden. Des Weiteren bieten cloudbasierte Anbieter für E-Signaturen die Möglichkeit, Dokumente in der eigenen Cloud aufzubewahren. Somit werden diese für Berechtigte jederzeit und von überall aus abrufbar. Die Authentifizierung einer E-Signatur erfolgt schnell und es gibt keine Möglichkeit, die E-Unterschrift zu fälschen.

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