Zettelwirtschaft war gestern: So bringen Sie Ordnung ins Chaos

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Das papierlose Büro ist mehr als nur eine Frage der Arbeitsweise. Spätestens seit der Pandemie ist eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie für Unternehmen überlebenswichtig. Je mehr Daten und Prozesse digital zur Verfügung stehen, desto komfortabler und effizienter ist auch eine dauerhafte Arbeit im Homeoffice. Ein VPN-Zugang allein reicht als Lösungsansatz nicht aus. Spezielle Software und Selbstdisziplin machen mobiles Arbeiten ohne weitere Vorbereitung möglich. Jede Haftnotiz ist eine zu viel.

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pixabay.com ©geralt (Creative Commons CC0)

Softwarelösungen erleichtern die Digitalisierung

Die Umstellung von Papierablage zum digitalen Dokumentenablagesystem ist zeitintensiv und erfordert eine in sich stringente und logische Ordnung – zeitlich und thematisch. Schlüssige Ordnerbezeichnungen und Dateinamen erleichtern Ablage und Suche erheblich. Wer das Rad nicht neu erfinden möchte, kann auf fertige Softwarelösungen zurückgreifen mit Zusatzfunktionen wie:

    • digitaler Belegerfassung durch Texterkennung
    • Klassifizierung und Zuordnung
    • automatischer Archivierung

Die Ablage allerdings stellt eine Sammlung abgeschlossener Vorgänge dar. Aktuelle Vorgänge bedürfen der Bearbeitung und/oder Genehmigung durch mehrere Stellen. Über einen so genannten Workflow erreichen Daten und Dokumente alle Beteiligten. Es folgen beispielsweise Buchungs- und Zahlungsvorgänge. Genehmigerketten werden in Gang gesetzt. Dabei können alle Berechtigten den Stand der Bearbeitung einsehen. Das schafft Transparenz und verhindert unnötige Kommunikation. Einsatzmöglichkeiten für einen Workflow sind beispielsweise:

    • Bestellungsvorgänge
    • Eingangsrechnungen
    • Anträge aller Art
    • Angebots- und Vertragsdokumente

Gerade für umfangreiche Vertragsdokumente, die mehrere Bearbeitungszyklen durchlaufen, bietet sich eine Vertragsmanagement Software an. Diese erleichtert die Abläufe im Unternehmen durch:

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      • einen Gesamtüberblick der Verträge und Konditionen, der für alle Berechtigten einzusehen ist
      • vereinheitlichte Verwaltung in Bezug auf Vertragspflichten, Aufbewahrungs- und Löschfristen
      • beschleunigte Vertragsprozesse und vermehrte Kontrolle
      • Hilfestellung im Hinblick auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

    Auf diese Weise liegen eilige Verträge in keinem Fall unbearbeitet auf einem Schreibtisch. Die Entscheider benennen jeweils einen oder mehrere Vertreter, damit der Prozess nicht ins Stocken gerät. Gibt es Änderungsvorschläge, können diese direkt eingepflegt werden. Auch dieser Vorgang ist transparent und der Grund einer Verzögerung somit erkennbar. Hat der Vertrag eine Station durchlaufen, wird die nächste Stelle in der Kette automatisch über die neue Aufgabe informiert. Das beste System allerdings ist nur so gut wie die Anwender. Wenn E-Mail-Postfächer überlaufen oder nicht ausreichend strukturiert sind, entsteht statt der Zettelflut das digitale Chaos.

    Selbstdisziplin als Schlüssel zum Erfolg

    Wenn Schreibtisch und Monitor mit Haftnotizen überseht sind, gehen diese in der Masse unter. Nicht anders verhält es sich mit E-Mails und digitalen Aufgaben und Notizen. Ordnung und System ist alles. Unterordner und voreingestellte Regeln erleichtern den Überblick. Aufgaben nach Priorität und Dringlichkeit sortiert bringen Struktur und Sicherheit in den Arbeitsalltag. Gängige Standardsoftware ermöglicht bereits das papierlose Büro für die einzelnen Anwender. Ablage- und Workflowsysteme gehen einen Schritt weiter und lassen eine nahezu uneingeschränkte Arbeit im Homeoffice zu.

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